Thiệp kèm quà Tết cho sếp, đối tác nên ngắn, gọi đúng tên và chức danh, cảm ơn một việc cụ thể trong năm, chúc điều gắn với người nhận, và có chữ ký tay. Bốn câu viết đúng có sức nặng hơn cả trang chữ chúc tụng in sẵn.
Người nhận quà Tết thường mở thiệp trước khi xem quà. Với sếp và đối tác, những người nhận hàng chục phần quà mỗi mùa Tết, tấm thiệp là thứ duy nhất phân biệt quà của mình với quà của người khác. Người làm hành chính lâu năm hay nói: quà để người ta nhận, thiệp để người ta nhớ.
Bài này đi qua bố cục bốn câu, cách xưng hô, cách viết lời cảm ơn có chi tiết, lời chúc hợp từng người, những lỗi hay gặp, và vài mẫu để tham khảo rồi viết lại bằng lời của mình.
Bố cục bốn câu cho một tấm thiệp Tết
Tấm thiệp không cần dài. Bốn ý theo thứ tự này là đủ trang trọng.
- Câu gọi. Kính gửi hoặc gửi, kèm tên và chức danh đúng như người nhận đang dùng.
- Câu cảm ơn có chi tiết. Một việc cụ thể trong năm: dự án đã làm cùng, lần đối tác hỗ trợ lúc khó, lời khuyên của sếp.
- Câu chúc gắn với người nhận. Sức khoẻ, gia đình, một kế hoạch mà người nhận đã chia sẻ.
- Câu kết và chữ ký. Lời chúc năm mới ngắn, tên người gửi, chức danh nếu là thiệp công ty, chữ ký tay.
Nếu là thiệp chung của công ty, phần cảm ơn có thể viết chung nhưng câu gọi và chữ ký phải riêng. Thiệp không chữ ký đọc như thư quảng cáo.
Xưng hô cho đúng
Dùng đúng chức danh hiện tại. Người nhận vừa lên chức, vừa đổi đơn vị mà thiệp ghi chức cũ là lỗi dễ thấy; hỏi lại trước khi viết.
"Kính gửi" cho người lớn tuổi, chức vụ cao. Với đồng nghiệp ngang hàng, đối tác quen, "Gửi anh, chị" là tự nhiên hơn.
Thống nhất cách xưng hô với lúc làm việc. Ngày thường gọi "anh Minh" mà thiệp viết "Kính gửi Ông Nguyễn Văn Minh" nghe xa lạ; ngược lại, gọi thân mật với người mình ít gặp thì suồng sã.
Thiệp gửi cả gia đình. Với sếp hoặc đối tác quen lâu, có thể viết "gửi anh chị và gia đình"; quà dùng chung trong nhà thì càng hợp.
Đúng chính tả tên riêng. Tên có dấu dễ sai như Thuỷ, Huy, Khuê; sai tên là lỗi khó gỡ nhất.
Đối tác nước ngoài. Dùng danh xưng và họ tên theo cách người đó ký email; tiếng Anh đơn giản, đúng ngữ pháp, nhờ người giỏi đọc lại.
Tránh viết tắt. Viết tắt chức danh, tên công ty trong thiệp trang trọng làm thiệp kém chỉn chu.
Lời cảm ơn có chi tiết: phần khó nhất và đáng nhất
Đa số thiệp Tết hỏng ở phần cảm ơn, vì người viết dùng câu chung: "cảm ơn quý đối tác đã đồng hành trong năm qua". Câu này đúng nhưng không ai nhớ. Câu đáng nhớ là câu chỉ viết được cho đúng một người: "Cảm ơn chị đã gọi cho bên em ngay buổi tối hôm hàng về trễ, nhờ vậy đơn hàng tháng Chín không bị huỷ."
Để viết được câu như vậy, người viết cần xem lại năm làm việc với từng người. Trước khi ngồi viết thiệp, mở lại email, ghi chú cuộc họp, nhắn hỏi đồng nghiệp phụ trách: năm nay đã làm gì với đối tác này, có lần nào họ giúp mình. Năm phút cho mỗi tấm thiệp là đủ.
Với sếp, lời cảm ơn cụ thể càng cần tinh tế. Cảm ơn một lời góp ý đã giúp mình tiến bộ, một lần sếp đứng ra bảo vệ cả nhóm. Tránh cảm ơn kiểu nịnh, khen chung chung tài năng lãnh đạo; sếp tinh ý sẽ thấy ngượng.
Nếu thật sự không có chi tiết nào, có lẽ quan hệ chưa đủ gần để gửi quà riêng. Khi đó một tấm thiệp chúc Tết ngắn gọn, không quà, là đúng mực hơn.
Lời chúc hợp từng người nhận
Sếp trực tiếp. Chúc sức khoẻ, năm mới nhẹ nhàng hơn, có thời gian cho gia đình. Không chúc thăng tiến lộ liễu, dễ thành nịnh.
Đối tác lâu năm. Chúc công việc thuận lợi, mong tiếp tục cùng làm những việc tốt; nhắc tới kế hoạch chung nếu có.
Khách hàng lớn. Chúc sức khoẻ, gia đình bình an, doanh nghiệp vững vàng; tránh câu ngầm ý mua thêm.
Người lớn tuổi. Chúc sống lâu, khoẻ mạnh, con cháu sum vầy; giọng kính trọng.
Người vừa có tin vui. Mới có cháu, mới chuyển nhà, mới mở chi nhánh; chúc đúng chuyện đó.
Người vừa trải qua chuyện buồn. Năm vừa có tang, chỉ nên gửi lời thăm hỏi nhẹ nhàng, chúc bình an, không dùng câu chúc rộn ràng.
Đối tác nước ngoài. Giới thiệu ngắn Tết là năm mới âm lịch của Việt Nam, chúc năm mới khoẻ mạnh, thành công; đừng dùng thành ngữ dịch sát từng chữ.
Người có chức vụ ở cơ quan nhà nước. Lời chúc lịch sự, ngắn, mang tính lễ nghi; không nhắc tới hồ sơ, công việc đang chờ giải quyết.
Những lỗi hay gặp khi viết thiệp Tết
Chép nguyên văn lời chúc trên mạng. Người nhận nhận được ba bốn thiệp cùng một câu; mất hết ý.
Câu chúc quá dài, quá văn hoa. Bốn câu thơ chúc tụng chung chung không thay được một câu cảm ơn thật.
Nhắc tới đơn hàng, hợp đồng. Thiệp Tết không phải thư chào hàng.
Nhầm thiệp giữa hai người. Viết hàng loạt dễ cho nhầm phong bì; kiểm tra tên trên thiệp và trên phong bì trước khi dán.
Mực nhoè, chữ khó đọc. Dùng bút mực khô nhanh, viết chậm; chữ khó đọc thì in phần thân, ký tay phần cuối.
Thiệp nhàu, phong bì bẩn. Thiệp để chung túi quà dễ bị gập; cho vào phong bì cứng.
Ký thay lãnh đạo không xin phép. Thiệp đứng tên lãnh đạo thì lãnh đạo ký, hoặc ít nhất đồng ý nội dung.
Gửi thiệp điện tử hàng loạt có tên sai. Lỗi trộn dữ liệu làm thiệp "Kính gửi anh [Tên]" tới tay khách; kiểm thử trước khi gửi.
Một vài mẫu để tham khảo, rồi viết lại bằng lời mình
Gửi sếp trực tiếp: "Gửi anh Tuấn, cảm ơn anh đã kiên nhẫn góp ý cho em suốt đợt làm báo cáo quý ba, nhờ vậy em học được cách trình bày gọn hơn nhiều. Chúc anh và gia đình năm mới khoẻ mạnh, có thêm thời gian nghỉ ngơi. Em, Hà." Tên trong mẫu chỉ để minh hoạ; thay bằng chuyện thật của mình.
Gửi đối tác lâu năm: "Kính gửi chị Mai, cảm ơn chị và đội ngũ đã cùng bên em xử lý đợt giao hàng gấp tháng Tám. Mong năm mới hai bên tiếp tục làm việc thuận lợi như thế. Chúc chị và gia đình một năm bình an. Thay mặt công ty, …" Phần cuối ký tên, chức danh và chữ ký tay.
Gửi khách hàng lớn, kèm quà mang ý chúc: "Kính gửi anh Phong, cảm ơn anh đã tin tưởng bên em trong năm qua. Bên em gửi anh chậu cây nhỏ cho phòng làm việc, chúc năm mới công việc hanh thông, gia đình mạnh khoẻ." Quà mang ý chúc như vậy có thể tham khảo ở QuaTetPhongThuy.com, còn lời chúc thì luôn nên là lời của chính mình.
Đọc mẫu để lấy bố cục, đừng lấy câu chữ. Một tấm thiệp viết hơi vụng nhưng thật luôn được nhớ lâu hơn tấm thiệp trau chuốt mà ai cũng nhận được.
Câu hỏi thường gặp
Thiệp Tết cho đối tác nên viết bao nhiêu chữ?
Ngắn là tốt, khoảng ba bốn câu: câu gọi, câu cảm ơn có chi tiết, câu chúc và chữ ký. Người nhận nhiều thiệp mùa Tết nên thiệp ngắn mà thật dễ được đọc kỹ hơn.
Có cần viết tay thiệp Tết cho đối tác không?
Nên có ít nhất chữ ký tay. Nếu được, viết tay câu gọi và câu cảm ơn; phần còn lại có thể in. Thiệp in toàn bộ không chữ ký đọc như thư quảng cáo.
Lời chúc Tết cho sếp nên tránh điều gì?
Tránh lời khen nịnh chung chung, tránh chúc thăng tiến lộ liễu và tránh nhắc tới chuyện lương thưởng của mình. Lời cảm ơn một việc cụ thể và lời chúc sức khoẻ, gia đình là đúng mực.
Viết thiệp Tết cho đối tác nước ngoài thế nào?
Dùng tiếng Anh đơn giản, giới thiệu ngắn Tết là năm mới âm lịch của Việt Nam và chúc năm mới khoẻ mạnh, thành công. Gọi đúng danh xưng theo cách họ ký email và nhờ người giỏi ngoại ngữ đọc lại.
Người nhận vừa có tang thì viết thiệp sao?
Không dùng lời chúc rộn ràng. Gửi lời thăm hỏi nhẹ nhàng, chúc gia đình bình an và sức khoẻ. Có thể bỏ quà, chỉ gửi thiệp hoặc gọi điện hỏi thăm.
Thiệp Tết công ty có cần lãnh đạo ký từng tấm?
Nếu thiệp đứng tên lãnh đạo thì nên để lãnh đạo ký, ít nhất với nhóm đối tác quan trọng. Với số lượng lớn, có thể in chữ ký nhưng phải được lãnh đạo đồng ý nội dung.
