Quà Tết cho đối tác nên tới tay từ khoảng giữa tháng Chạp tới vài ngày trước khi văn phòng bên nhận nghỉ Tết. Đối tác quan trọng thì trao tận nơi, có hẹn trước; đối tác thông thường thì gửi giao hàng kèm thiệp viết tay. Trao sát ngày nghỉ dễ rơi vào lúc văn phòng vắng, quà nằm ở lễ tân qua cả kỳ nghỉ.
Người lo quà đối tác lâu năm đều biết, một món quà vừa phải trao đúng lúc, đúng người, đúng cách để lại ấn tượng tốt hơn một món đắt mà giao nhầm chỗ, tới muộn hay đến tay người không liên quan. Thời điểm và cách trao là nửa giá trị của món quà.
Bài này đi qua lịch trao quà, chọn hình thức theo mức quan hệ, ai nên đi trao, nói gì khi trao, và những lỗi nhỏ mà hậu quả không nhỏ.
Khi nào là thời điểm đẹp để trao quà Tết đối tác?
Mốc đầu tiên nhiều doanh nghiệp dùng là sau ngày ông Công ông Táo hoặc khoảng giữa tháng Chạp. Lúc này không khí Tết đã rõ, các văn phòng bắt đầu tổng kết năm, người nhận có tâm trạng đón quà. Trao sớm hơn, giữa tháng Mười Một âm lịch chẳng hạn, nhiều khi bị quên lẫn với quà Tết dương lịch hay quà cuối năm.
Mốc cuối cần để ý là ngày văn phòng bên nhận bắt đầu nghỉ, chứ không phải ngày nghỉ chính thức theo lịch. Nhiều công ty cho nghỉ sớm vài ngày, nhân viên về quê sớm, lãnh đạo đi công tác cuối năm. Hỏi khéo trợ lý hoặc người liên lạc thường xuyên bên đối tác xem lịch nghỉ thế nào.
Có một khung giờ nên tránh: những ngày sát nghỉ, khi các văn phòng chạy việc cuối năm, đơn vị giao hàng quá tải, đường phố kẹt. Quà hoa tươi, trái cây giao lúc này dễ héo, dễ dập; quà gửi giao hàng dễ trễ sang sau Tết.
Quà gửi sau Tết, trong tuần đầu đi làm lại, vẫn được nếu kèm lời chúc năm mới và có lý do rõ, nhưng nên coi là phương án dự phòng. Với đối tác nước ngoài không ăn Tết âm lịch, có thể gửi quà sớm hơn kèm lời giải thích về Tết của Việt Nam.
Chọn hình thức trao theo mức quan hệ
Không phải đối tác nào cũng cần đến tận nơi. Chia nhóm giúp dồn công sức vào đúng chỗ.
| Nhóm đối tác | Hình thức nên dùng | Ai đi trao | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Đối tác chiến lược, khách hàng lớn | Đến tận nơi, có hẹn trước | Lãnh đạo hoặc người phụ trách cao nhất | Gặp ngắn mười lăm, hai mươi phút, không biến thành buổi bàn việc |
| Đối tác thường xuyên | Người phụ trách mang tới hoặc gửi giao hàng có hẹn giờ | Nhân viên phụ trách tài khoản | Kèm thiệp ký tay của lãnh đạo |
| Khách hàng, nhà cung cấp số lượng nhiều | Gửi giao hàng | Bộ phận hành chính | Kiểm tra địa chỉ, tên người nhận, lịch nghỉ trước khi gửi |
| Cơ quan, người có chức vụ | Thường chỉ gửi thiệp, lời chúc, hoặc quà mang tính lễ nghi giá trị thấp | Người phụ trách | Tìm hiểu quy định của bên nhận về quà tặng trước |
| Đối tác nước ngoài | Gửi tới văn phòng tại Việt Nam, hoặc trao khi có cuộc gặp | Người phụ trách tài khoản | Chú ý quy định quà tặng của công ty họ |
Nhóm "cơ quan, người có chức vụ" cần thận trọng hơn cả, vì việc nhận quà của người có chức vụ chịu sự điều chỉnh của quy định về phòng, chống tham nhũng và quy định nội bộ của cơ quan đó.
Trao quà tận nơi: từ hẹn tới chào ra về
Áp dụng với đối tác quan trọng, nơi mà cách trao được nhìn kỹ không kém món quà.
- Hẹn trước qua trợ lý. Nói rõ là qua chúc Tết, chỉ mười lăm phút. Đừng đến bất ngờ, đối tác có thể đang họp hoặc đã nghỉ.
- Chuẩn bị quà gọn, gói kỹ. Quà mang tay được, túi chắc, không rách khi xách qua sảnh. Gói ở nơi có chuyên môn hoặc tự gói thật chỉn chu.
- Kiểm tra thiệp. Đúng tên, đúng chức danh, đúng chính tả. Nhầm tên đối tác là lỗi khó gỡ nhất.
- Đến đúng giờ, ăn mặc chỉn chu. Trang phục công sở, sạch sẽ; người đại diện cho cả công ty.
- Trao bằng hai tay, nói lời chúc ngắn. Cảm ơn sự hợp tác trong năm, chúc năm mới; không kể giá, không kể chỗ mua.
- Không bàn chuyện hợp đồng. Buổi chúc Tết mà chuyển sang đòi việc, đòi giá là món quà mất nghĩa.
- Chào về đúng hẹn. Đối tác bận cuối năm; ra về đúng giờ là một phần của lễ.
Gửi giao hàng: những chỗ hay sai
Sai tên, sai chức danh. Người nhận đã đổi vị trí hoặc nghỉ việc mà danh sách chưa cập nhật; gọi hỏi lại trước khi gửi.
Gửi tới văn phòng đã chuyển. Nhiều doanh nghiệp đổi địa chỉ trong năm; kiểm tra lại. Địa chỉ sau sắp xếp hành chính có thể đổi tên phường, nên hỏi chính đối tác địa chỉ nhận đang dùng.
Giao vào ngày văn phòng nghỉ. Quà nằm ở bảo vệ, đồ tươi hỏng; hẹn giờ giao rõ.
Không báo trước. Một tin nhắn "chiều nay bên em gửi quà Tết qua chị" giúp người nhận để ý và cảm ơn.
Quà dễ vỡ không chèn kỹ. Bình gốm, chai rượu, hộp sứ cần chèn và dán nhãn dễ vỡ.
Thiệp in sẵn không chữ ký. Thiệp in hàng loạt không chữ ký đọc như thư quảng cáo; ít nhất có chữ ký tay của lãnh đạo.
Không có người theo dõi. Cần một người giữ danh sách, đối chiếu ai đã nhận, ai chưa, quà nào bị trả về.
Gửi quà đến nhà riêng khi không được mời. Với đối tác, nhất là người có chức vụ, gửi tới nhà riêng dễ bị hiểu sai; gửi tới văn phòng.
Nói gì khi trao quà Tết đối tác?
Lời nói khi trao nên ngắn, ấm và cụ thể. Một câu cảm ơn gắn với việc thật trong năm, như "cảm ơn anh chị đã đồng hành cùng bên em trong đợt triển khai mùa hè", có sức nặng hơn nhiều câu chúc chung chung về an khang thịnh vượng.
Tránh mọi câu nói ngầm ý trao đổi, kiểu "năm sau mong anh chị tiếp tục ủng hộ đơn hàng". Câu đó biến món quà thành tiền đặt cọc. Lời chúc năm mới chỉ nên hướng tới sức khoẻ, gia đình, công việc thuận lợi của chính đối tác.
Nếu đối tác từ chối nhận vì quy định công ty, đừng nài. Cảm ơn, nói sẽ gửi thiệp thay, và ghi chú lại để năm sau không lặp. Sự tôn trọng nguyên tắc của đối tác được nhớ lâu hơn món quà.
Với những đối tác cần quà trang trọng, quà mang ý chúc như cây cảnh, vật trang trí mang ý hanh thông, bình an là lựa chọn quen thuộc; có thể tham khảo các mẫu ở QuaTetPhongThuy.com. Dù chọn món nào, lời chúc kèm theo vẫn là phần người nhận đọc kỹ nhất.
Câu hỏi thường gặp
Nên tặng quà Tết cho đối tác trước Tết bao lâu?
Thường từ khoảng giữa tháng Chạp tới vài ngày trước khi văn phòng bên nhận nghỉ Tết. Nên hỏi lịch nghỉ của đối tác vì nhiều nơi cho nghỉ sớm hơn lịch chung.
Tặng quà Tết đối tác sau Tết có được không?
Được, nếu trong tuần đầu đi làm lại và kèm lời chúc năm mới. Tuy vậy đây nên là phương án dự phòng, vì quà trước Tết thường được đón nhận tự nhiên hơn.
Ai nên đi trao quà Tết cho đối tác lớn?
Lãnh đạo hoặc người phụ trách cao nhất với đối tác đó, có hẹn trước. Người đi trao đại diện cho cả doanh nghiệp nên cần chỉn chu cả trang phục lẫn lời nói.
Gửi quà Tết qua giao hàng có bị coi là thiếu lịch sự?
Không, với đa số đối tác thông thường gửi giao hàng là bình thường. Chỉ cần báo trước, ghi đúng tên, chức danh và kèm thiệp có chữ ký tay.
Đối tác từ chối nhận quà thì xử lý sao?
Cảm ơn, không nài ép, và gửi thiệp chúc Tết thay quà. Ghi chú lại để những năm sau chỉ gửi lời chúc, vì đó thường là quy định của công ty họ.
Có nên gửi quà Tết đến nhà riêng của đối tác?
Không nên nếu chưa được đối tác mời hoặc đồng ý. Gửi tới văn phòng minh bạch hơn, nhất là với người có chức vụ hay làm ở vị trí xét duyệt.
