Quà Tết lễ nghi là quà giá trị vừa phải, trao công khai, không gắn với việc người nhận đang giải quyết cho mình. Khi món quà lớn bất thường, được trao kín đáo, rơi đúng lúc mình đang chờ người nhận xét duyệt, hoặc đi kèm một lời nhờ, nó đã trượt sang biếu xén, và có thể kéo cả người tặng lẫn người nhận vào rắc rối.
Người lo quà Tết cho công ty lâu năm đều có cảm giác ranh giới này mờ. Biếu Tết là nếp văn hoá lâu đời, ai cũng làm; nhưng cũng chính trong mùa Tết, những món quà "có ý" được gửi đi nhiều nhất. Phân biệt được hai thứ không cần thuộc luật, chỉ cần vài câu tự hỏi thật lòng.
Bài này nói về những nguyên tắc chung, năm dấu hiệu nhận biết, một bảng tình huống, những lưu ý khi người nhận là công chức hay đối tác có chính sách tuân thủ, quy trình để công ty mình minh bạch, và khi nào cần hỏi luật sư. Bài không thay cho tư vấn pháp lý; các mức cụ thể cần tra văn bản hiện hành.
Vì sao cần nói rõ ranh giới này?
Biếu Tết có gốc rễ đẹp: cảm ơn người đã giúp mình trong năm, chúc nhau năm mới. Cái khó là cùng một hành động, đưa một món quà, có thể mang hai nghĩa rất khác nhau tuỳ hoàn cảnh. Người tặng thường tin mình chỉ có ý tốt; người ngoài nhìn vào thì thấy món quà to, đúng lúc, đúng người đang nắm việc của mình.
Chuyện pháp lý mới là một phần rủi ro. Một nhà cung cấp gửi quà lớn cho nhân viên mua hàng của khách đúng mùa chọn thầu có thể làm hồ sơ của chính mình bị loại, vì khách coi đó là vi phạm chính sách. Một nhân viên nhận quà từ đối tác mà không báo có thể bị kỷ luật. Danh tiếng của doanh nghiệp, một khi bị gắn với chữ "biếu xén", mất rất lâu mới gỡ.
Ngược lại, quá sợ cũng không hay. Nhiều doanh nghiệp bỏ hẳn quà Tết, đối tác lâu năm thấy hụt hẫng. Biết rõ ranh giới thì vẫn giữ được nếp đẹp mà không phải lo.
Hai bài cùng danh mục đã chạm vào chuyện này ở góc nhỏ hơn: quà Tết biếu sếp mức nào là vừa và biếu quà Tết khi mới chuyển việc. Bài này đi vào nguyên tắc chung.
Nguyên tắc chung, nói ở mức cơ chế
Với người có chức vụ, quyền hạn trong cơ quan, tổ chức, việc tặng và nhận quà chịu sự điều chỉnh của pháp luật về phòng, chống tham nhũng và các văn bản hướng dẫn. Ở mức nguyên tắc, quà không được gắn với công việc người nhận đang giải quyết, không được dùng tài sản công để làm quà, và quà mà người có chức vụ đã nhận trái quy định thì phải xử lý theo thủ tục riêng. Giá trị cụ thể, thủ tục báo cáo, nộp lại thế nào cần tra văn bản hiện hành hoặc hỏi luật sư; bài này không nêu con số.
Trước mỗi dịp Tết, các cơ quan có thẩm quyền thường ra văn bản nhắc cán bộ, công chức không đi chúc Tết cấp trên, không tặng quà lãnh đạo các cấp dưới mọi hình thức. Doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước nên hiểu rằng gửi quà vào thời điểm này đặt người nhận vào thế khó.
Trong khu vực doanh nghiệp, ngoài quy định pháp luật về đưa, nhận hối lộ, còn có quy định nội bộ của từng công ty: chính sách quà tặng, quy tắc ứng xử, quy định xung đột lợi ích. Các tập đoàn nước ngoài và nhiều doanh nghiệp lớn trong nước có quy định khá chặt, áp cả cho nhân viên mua hàng, kế toán, người chấm thầu.
Ở mức thực hành: quà càng minh bạch, càng nhỏ so với quan hệ, càng xa thời điểm xét duyệt thì càng an toàn. Khi nghi ngờ, chọn lời chúc thay quà.
Năm dấu hiệu món quà đã vượt khỏi lễ nghi
Giá trị lớn bất thường. Lớn hơn hẳn mặt bằng quà mình tặng những người khác cùng mức quan hệ, hoặc lớn hơn hẳn những gì người nhận có thể đáp lại.
Thời điểm trùng việc đang chờ. Người nhận đang chấm hồ sơ, xét duyệt, thanh tra, quyết định hợp đồng của mình.
Cách trao kín đáo. Đưa tận nhà riêng không được mời, gửi qua người nhà, ngoài giờ, tránh mặt người khác.
Hình thức dễ quy ra tiền. Tiền mặt, phong bì, phiếu mua hàng, thẻ quà tặng giá trị lớn, vàng.
Kèm lời nhờ. Dù khéo đến đâu, câu "năm sau mong anh giúp đỡ hồ sơ" biến món quà thành giao dịch.
Thêm một phép thử: có dám để công khai không? Nếu món quà mà mình không muốn đồng nghiệp của người nhận biết, đó là món quà có vấn đề.
Phép thử ngược: người nhận có phải khai báo không? Nếu chắc chắn người nhận phải khai báo hoặc nộp lại theo quy định của họ, đừng gửi.
Bảng tình huống: thường ổn, cần cân nhắc, không nên
Bảng nêu cách nhìn phổ biến, không phải kết luận pháp lý. Mỗi doanh nghiệp, cơ quan có quy định riêng.
| Tình huống | Thường ổn | Cần cân nhắc | Không nên |
|---|---|---|---|
| Quà cho sếp trực tiếp | Quà chung cả phòng, thiệp, món nhỏ trao công khai | Quà riêng khi sắp xét lương, xét chức | Phong bì, đồ hiệu, quà gửi người nhà sếp |
| Quà cho đối tác lâu năm | Giỏ trái cây, trà, cà phê, cây cảnh gửi tới văn phòng | Quà riêng cho một cá nhân phụ trách mua hàng | Tiền, phiếu mua hàng lớn, quà gửi tận nhà riêng |
| Đối tác đang mời thầu, đàm phán | Thiệp, email chúc Tết | Quà tượng trưng gửi chung cả văn phòng | Mọi quà riêng cho người chấm thầu |
| Cán bộ, công chức có quan hệ công việc | Thiệp chúc Tết | Quà lưu niệm giá trị thấp trao trong dịp công khai, nếu quy định cho phép | Quà riêng khi đang có hồ sơ cần giải quyết, phong bì |
| Khách hàng cá nhân | Quà tri ân nhỏ, thiệp | Quà lớn cho khách có quyền quyết định thay công ty họ | Quà kèm điều kiện mua hàng |
| Nhân viên mình nhận quà từ nhà cung cấp | Quà nhỏ, khai báo theo quy định nội bộ | Quà vượt mức, cần lãnh đạo duyệt | Nhận tiền, nhận kín không báo |
Cột "cần cân nhắc" là vùng xám. Ở vùng này, câu trả lời an toàn là hỏi bộ phận pháp chế hoặc chọn phương án ở cột "thường ổn".
Khi người nhận là cán bộ, công chức
Mặc định chỉ gửi lời chúc. Thiệp, email chúc Tết gửi tới cơ quan là đủ lịch sự.
Không gửi quà vào thời điểm đang có hồ sơ. Hồ sơ cấp phép, thanh tra, kiểm tra, quyết toán đang chờ thì tuyệt đối không.
Không gửi tới nhà riêng. Quà gửi về nhà riêng của người có chức vụ dễ bị hiểu sai nhất.
Không dùng tài sản công làm quà. Đơn vị nhà nước tặng quà thì phải theo quy định quản lý tài sản công.
Nếu có quà tập thể, gửi công khai. Một giỏ trái cây cho cả phòng tiếp dân, gửi tại cơ quan, có thiệp ghi tên doanh nghiệp, trong phạm vi quy định cho phép.
Tôn trọng việc từ chối. Người nhận trả lại là đang tuân thủ quy định; cảm ơn và không nài.
Đừng hỏi "bao nhiêu thì được". Câu hỏi này đặt người nhận vào thế khó; tự tra quy định hoặc hỏi luật sư.
Khi đối tác có chính sách tuân thủ về quà tặng
Hỏi trước, đừng đoán. Hỏi người liên lạc về chính sách quà tặng; nhiều nơi có mức tối đa và quy định khai báo.
Ưu tiên quà dùng chung cho cả văn phòng. Giỏ bánh trái, cây cảnh cho sảnh; quà tập thể ít gây xung đột lợi ích hơn quà cá nhân.
Tránh quà cho người ở vị trí mua hàng, chấm thầu. Đây là nhóm chịu quy định chặt nhất.
Không tặng tiền, thẻ quà tặng. Hầu hết chính sách tuân thủ coi các hình thức này là rủi ro cao.
Ghi lại những gì đã gửi. Khi đối tác cần khai báo, mình có sẵn thông tin món quà, ngày gửi.
Mời ăn uống cũng tính. Nhiều chính sách tính cả tiệc chiêu đãi, vé sự kiện như quà; hỏi trước khi mời.
Chấp nhận phương án chỉ gửi thiệp. Đối tác hiểu chuyện quý sự tôn trọng nguyên tắc hơn món quà.
Quy trình minh bạch trong chính công ty mình
Minh bạch giúp người nhận yên tâm, và cũng bảo vệ chính nhân viên của mình. Năm bước sau dùng được cho doanh nghiệp nhỏ.
- Viết ra chính sách quà tặng ngắn. Một trang: tặng ai, mức theo tầng, ai duyệt, những gì không được làm (tiền mặt, quà cho người đang chấm thầu).
- Lập sổ quà tặng. Ghi mọi quà tặng ra và nhận vào: ai, món gì, giá trị ước tính, ngày, ai duyệt.
- Phê duyệt theo tầng. Quà tầng cao do lãnh đạo duyệt; không để một người tự quyết vừa chọn người nhận vừa chọn mức.
- Quy định cho nhân viên nhận quà. Quà nhỏ được giữ nhưng phải báo; quà lớn phải nộp lại hoặc dùng chung; tiền mặt thì từ chối.
- Lưu chứng từ. Hoá đơn, phiếu xuất kho, danh sách giao nhận; hỏi kế toán cách hạch toán theo quy định hiện hành.
Có sổ quà tặng, khi một đối tác hỏi lại "năm ngoái bên em gửi gì", hay khi cơ quan thuế, kiểm toán hỏi, công ty trả lời được ngay.
Ví dụ ba tình huống thường gặp
Đang dự thầu. Một công ty nhỏ đang nộp hồ sơ dự thầu cung cấp thiết bị cho một bệnh viện. Mọi năm công ty vẫn gửi giỏ quà cho phòng vật tư của bệnh viện. Năm nay, trưởng phòng kinh doanh quyết định chỉ gửi thiệp chúc Tết tới cơ quan, kèm lời cảm ơn hợp tác. Quyết định đó đúng: một giỏ quà lúc này, dù nhỏ, có thể bị coi là tác động tới kết quả và làm hồ sơ bị xem xét lại.
Quà bị gửi trả. Một nhà cung cấp gửi hộp quà khá lớn cho trưởng phòng mua hàng của một doanh nghiệp nước ngoài. Hai ngày sau quà được gửi trả, kèm thư cảm ơn lịch sự và giải thích chính sách công ty. Nhà cung cấp lúng túng, sợ mất lòng. Thực ra không có gì mất lòng; năm sau chỉ cần gửi thiệp và một giỏ bánh trái chung cho cả văn phòng, như cách đối tác đã gợi ý.
Nhân viên mình nhận phong bì. Một nhân viên kế toán nhận phong bì "mừng tuổi" từ một nhà cung cấp đang chờ thanh toán. Cô báo trưởng phòng; công ty gửi trả kèm thư cảm ơn và nhắc chính sách. Nhà cung cấp hiểu, quan hệ vẫn tốt. Nếu cô giữ im lặng, chuyện nhỏ này có thể thành chuyện lớn khi có kiểm tra.
Ba tình huống có chung một bài học: khi đặt món quà vào hoàn cảnh người nhận đang nắm việc gì của mình, câu trả lời thường hiện ra rất rõ.
Sai lầm thường gặp
Nghĩ "ai cũng làm thì không sao". Nếp chung không thay được quy định của người nhận.
Chia nhỏ quà để lách mức. Gửi nhiều lần quà nhỏ cho một người vẫn là quà lớn.
Gửi qua người nhà. Càng vòng vèo càng dễ bị hiểu sai.
Dùng "quà Tết" để trả ơn một việc cụ thể. Trả ơn việc đã được giải quyết vẫn là quà gắn với công việc.
Không ghi chép. Khi bị hỏi, không chứng minh được món quà bình thường.
Ép người nhận nhận quà. Người từ chối đang tự bảo vệ mình; ép là làm khó họ.
Để nhân viên tự ý tặng nhân danh công ty. Người tặng có ý tốt nhưng công ty chịu hậu quả.
Quá sợ, bỏ hết lời chúc. Thiệp và lời cảm ơn luôn an toàn; đừng cắt luôn cả phần này.
Khi mình là người nhận quà
Ranh giới cũng áp cho chiều ngược lại. Người đi làm ở vị trí mua hàng, kế toán, nhân sự, quản lý dự án thường nhận quà Tết từ đối tác. Món nhỏ, trao công khai, như giỏ trái cây cho cả phòng, thường không có vấn đề; vẫn nên báo theo quy định nội bộ nếu có.
Quà lớn, quà cá nhân, phong bì, phiếu mua hàng thì nên từ chối khéo hoặc báo cấp trên để công ty quyết. Một lá thư gửi trả kèm lời cảm ơn và giải thích chính sách là cách được nhiều doanh nghiệp dùng; đối tác chuyên nghiệp hiểu và không phật lòng.
Nếu đang trực tiếp giải quyết việc của người tặng, như đang chấm hồ sơ, đang chờ thanh toán, càng nên thận trọng. Món quà khi đó có thể đặt mình vào thế xung đột lợi ích dù mình không hề có ý thiên vị.
Một mẹo nhỏ của người làm hành chính lâu năm: quà nhận được ở văn phòng, nếu là đồ ăn, đem bày chung cho cả phòng. Vừa không lãng phí, vừa minh bạch, vừa là tín hiệu cho đối tác rằng quà Tết ở đây được coi là quà chung.
Khi nào cần hỏi luật sư, pháp chế, kế toán
Người nhận là người có chức vụ, quyền hạn. Hỏi luật sư hoặc pháp chế về quy định hiện hành trước khi gửi bất cứ thứ gì ngoài lời chúc.
Doanh nghiệp đang dự thầu, đang bị thanh tra, kiểm tra. Hỏi pháp chế trước mọi hoạt động quà cáp với bên liên quan.
Làm việc với tập đoàn nước ngoài. Chính sách chống hối lộ của họ có thể chặt hơn quy định trong nước; hỏi bộ phận tuân thủ của họ nếu cần.
Xây dựng chính sách quà tặng cho công ty. Nhờ luật sư rà lại để phù hợp quy định hiện hành.
Hạch toán chi phí quà tặng. Hỏi kế toán, cơ quan thuế về chứng từ và cách tính chi phí theo quy định thuế hiện hành.
Nhân viên bị đối tác gây áp lực nhận quà hoặc đòi quà. Báo lãnh đạo, ghi lại sự việc, hỏi luật sư nếu cần.
Đã lỡ gửi hoặc nhận một món quà đáng ngại. Hỏi luật sư cách xử lý đúng thủ tục, đừng tự xử lý vội vàng.
Câu hỏi thường gặp
Quà Tết bao nhiêu thì bị coi là hối lộ?
Không có một con số chung để tự đối chiếu, vì còn tuỳ người nhận, thời điểm và việc người nhận đang giải quyết cho mình. Với người có chức vụ, cần tra quy định hiện hành về phòng, chống tham nhũng hoặc hỏi luật sư. Nguyên tắc an toàn là quà nhỏ, công khai, không gắn với việc đang chờ.
Có được tặng quà Tết cho cán bộ, công chức không?
Việc tặng và nhận quà của người có chức vụ chịu sự điều chỉnh của pháp luật về phòng, chống tham nhũng. Lựa chọn an toàn là gửi thiệp, lời chúc tới cơ quan; không gửi quà khi đang có hồ sơ cần giải quyết và không gửi tới nhà riêng.
Đang dự thầu có nên gửi quà Tết cho bên mời thầu?
Không nên gửi quà riêng cho người liên quan tới việc chấm thầu. Một tấm thiệp chúc Tết gửi tới cơ quan là đủ lịch sự và tránh được rủi ro hồ sơ bị xem xét lại.
Nhân viên nhận quà Tết từ đối tác có sao không?
Tuỳ quy định nội bộ của công ty. Quà nhỏ, công khai thường được phép nhưng nên báo; quà lớn, phong bì, phiếu mua hàng nên từ chối hoặc báo cấp trên để công ty quyết định.
Làm sao để quà Tết của công ty minh bạch?
Viết một chính sách quà tặng ngắn, lập sổ ghi quà tặng ra và nhận vào, phê duyệt theo tầng và lưu đủ chứng từ. Khi được hỏi, công ty có thể giải thích rõ từng món quà.
Đối tác trả lại quà Tết có phải là dấu hiệu xấu?
Thường không. Đó là đối tác đang tuân thủ chính sách của họ. Cảm ơn, ghi chú lại và năm sau chỉ gửi lời chúc hoặc quà dùng chung cho cả văn phòng nếu họ cho phép.
