Đơn quà Tết doanh nghiệp từ vài trăm suất trở lên nên chốt mẫu, ký hợp đồng trước Tết khoảng hai tháng và nhận đủ hàng trước ngày phát ít nhất một tuần. Đơn có in logo riêng, hộp đặt làm hay giao tới nhiều tỉnh thì phải lùi tất cả các mốc sớm hơn nữa.
Lý do không nằm ở chỗ nhà cung cấp làm chậm, mà ở chỗ cả thị trường dồn vào cùng mấy tuần. Xưởng in, xưởng hộp, kho hàng, xe giao đều kín lịch từ giữa tháng Chạp. Người đặt muộn không chỉ trả giá cao hơn mà còn nhận mẫu thay thế, hạn dùng ngắn hơn, và phải đứng chờ xe giao vào đúng những ngày công ty bận nhất.
Vì sao mùa quà Tết đến sớm hơn bạn nghĩ?
Khi phòng hành chính bắt đầu hỏi giá thì phía nhà cung cấp đã đi trước mấy bước. Họ phải gom hàng từ nhiều nguồn, đặt in hộp, đặt túi, thuê thêm người đóng gói. Đơn của những công ty quen đặt sớm được xếp lịch trước, nguyên liệu tốt nhất cũng được giữ cho họ trước.
Một chỗ hay bị quên: lịch Tết dương và Tết âm chồng nhau. Cuối tháng Mười Hai là mùa khoá sổ, kiểm kê, quyết toán; nếu Tết âm rơi sớm vào cuối tháng Một thì khoảng thời gian thật để lo quà rất ngắn. Năm nào Tết sớm, nên mở việc quà Tết ngay từ đầu quý Bốn.
Thứ quyết định độ dài của lịch là món chậm nhất trong gói quà. Bánh kẹo, hạt, trà có sẵn trong kho thì vài ngày là gom đủ. Hộp in logo, thiệp in tên, túi đặt riêng thì phụ thuộc xưởng in, mà xưởng in mùa này nhận đơn theo thứ tự đến trước.
Cuối cùng là việc của chính công ty: ngân sách phải duyệt, mẫu phải qua vài người xem, hợp đồng phải qua kế toán và người ký. Mỗi bước nội bộ mất vài ngày, cộng lại là vài tuần, và đó thường là chỗ lịch bị trễ nhiều nhất chứ không phải ở phía người bán.
Lịch tính ngược từ ngày phát quà
Lấy ngày phát quà làm mốc 0, đếm ngược lại. Đây là khung tham khảo cho đơn vài trăm suất có in logo, giao trong một thành phố và vài chi nhánh tỉnh.
| Mốc (trước ngày phát) | Việc phải xong | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khoảng 10–12 tuần | Xin duyệt ngân sách, chốt danh sách sơ bộ | Có ngân sách bằng văn bản mới đi hỏi giá |
| Khoảng 8–10 tuần | Hỏi giá ít nhất ba nơi, nhận hộp mẫu thật | Mẫu thật, không chỉ ảnh |
| Khoảng 7–8 tuần | Chốt mẫu, ký hợp đồng, đặt cọc | Ghi rõ hạn dùng tối thiểu, ngày giao, phạt trễ |
| Khoảng 6–7 tuần | Gửi file logo, duyệt bản in thử | Duyệt trên bản in thật, không duyệt trên màn hình |
| Khoảng 3–4 tuần | Chốt danh sách cuối, địa chỉ giao chi nhánh | Rà với nhân sự lần cuối |
| Khoảng 2–3 tuần | Giao hàng đợt chi nhánh xa | Hàng đi tỉnh mùa Tết luôn chậm hơn dự kiến |
| Khoảng 1–2 tuần | Nhận hàng tại kho trụ sở, kiểm đếm | Đủ thời gian đổi hàng lỗi |
| Ngày phát | Phát quà, ký nhận | Giữ vài suất dự phòng tại chỗ |
Đơn nhỏ vài chục suất không in logo thì có thể rút ngắn còn khoảng một nửa. Đơn lớn, nhiều tỉnh, hộp đặt làm riêng thì nên cộng thêm vài tuần ở đầu lịch.
Những mốc hay bị trễ và cách giữ chúng
Duyệt ngân sách. Hay trễ vì lãnh đạo bận khoá sổ cuối năm. Gửi đề xuất kèm sẵn hai phương án cụ thể, để người duyệt chỉ việc chọn chứ không phải nghĩ lại từ đầu.
Xem mẫu. Mẫu đi qua nhiều người, mỗi người góp một ý. Chỉ định một người quyết cuối và đặt hạn trả lời.
Duyệt file in. Logo gửi sai định dạng, sai màu là chuyện thường. Xin phòng truyền thông file gốc ngay từ đầu, đừng đợi tới khi xưởng hỏi.
Chốt danh sách. Nhân sự cuối năm biến động nhiều. Chốt hai lần: một lần để đặt số lượng, một lần sát ngày phát để phân bổ, phần chênh lệch xử lý bằng suất dự phòng.
Địa chỉ chi nhánh. Địa chỉ nhiều nơi đã đổi tên phường, xã sau sắp xếp hành chính năm 2025. Xin địa chỉ đúng như đang dùng trên giấy tờ mới, kèm số điện thoại người nhận ở chi nhánh.
Thanh toán đợt hai. Nhà cung cấp mùa này hay giữ hàng tới khi nhận đủ tiền. Báo kế toán lịch thanh toán từ lúc ký để khỏi bị kẹt hàng chỉ vì chứng từ chưa xong.
Ngày giao. Đừng chọn ngày giao trùng ngày công ty có sự kiện lớn hay tiệc tất niên; không đủ người nhận và kiểm hàng.
Ngày phát. Chọn trước ngày nghỉ Tết vài ngày làm việc, để người về quê sớm vẫn nhận được và còn kịp gửi bù cho ai vắng mặt.
Đặt muộn thì phải đánh đổi những gì?
Đặt muộn không phải là không mua được quà; thị trường mùa Tết lúc nào cũng có hàng. Cái mất là quyền lựa chọn. Mẫu đẹp đã hết, chỉ còn mẫu nhà cung cấp đang cần đẩy. Hộp in logo không kịp làm, phải dán tem hoặc thôi in. Món bên trong bị thay bằng loại "tương đương" mà người đặt không kịp kiểm.
Thứ khó thấy nhất là hạn dùng. Hàng còn lại vào cuối mùa thường là hàng nhập sớm, hạn ngắn hơn. Với bánh, hạt, đồ khô, chênh lệch vài tháng hạn dùng không hiện ra trên báo giá, chỉ lộ ra khi nhân viên lật đáy hộp.
Xe giao cũng là chuyện. Những tuần sát Tết, đơn vị giao hàng nào cũng quá tải. Hàng có thể tới đúng ngày nhưng sai giờ, tới lúc văn phòng đã về, hoặc tới thiếu vài thùng vì xe ghép đơn. Người đặt muộn không còn khoảng đệm để xử lý.
Nếu vì lý do nào đó buộc phải đặt muộn, nên đơn giản hoá: chọn mẫu nhà cung cấp có sẵn số lượng lớn trong kho, bỏ in logo, dùng thiệp in riêng thay cho in hộp, và nhận hàng tại kho người bán thay vì chờ giao.
Chuẩn bị gì trước khi đi hỏi giá?
Con số ngân sách được duyệt. Không có con số này, buổi gặp nhà cung cấp sẽ biến thành buổi họ dẫn dắt bạn lên mức cao hơn.
Số lượng dự kiến và số lượng tối thiểu. Nhà cung cấp báo giá theo bậc số lượng; nói rõ khoảng số lượng để được báo đúng bậc.
Danh sách điểm giao. Bao nhiêu điểm, ở đâu, mỗi điểm bao nhiêu suất. Phí giao và thời gian giao phụ thuộc nhiều vào danh sách này.
Yêu cầu về in ấn. In hộp, in túi, in thiệp hay chỉ dán tem. Mỗi lựa chọn kéo theo thời gian khác nhau.
Những món không muốn có. Ví dụ không rượu, không đồ uống có ga, không món cần bảo quản lạnh. Nói trước đỡ mất công lọc báo giá.
Hạn dùng tối thiểu mong muốn. Đặt yêu cầu này ngay từ đầu để nhà cung cấp lọc hàng, không phải đợi lúc nghiệm thu mới phát hiện.
Đầu mối hai phía. Một người bên mình, một người bên họ, có số điện thoại trực được cả cuối tuần trong mùa cao điểm.
Mẫu năm ngoái và phản hồi của nhân viên. Món nào được thích, món nào bị chê, lưu lại để không lặp lỗi.
Câu hỏi thường gặp
Đặt quà Tết cho công ty vài chục người có cần sớm như vậy không?
Không cần sớm bằng đơn lớn. Đơn nhỏ không in logo có thể chốt trong tháng Chạp vẫn kịp. Tuy vậy càng sát Tết thì lựa chọn càng ít và hạn dùng càng khó kiểm.
In logo lên hộp quà Tết mất bao lâu?
Tuỳ xưởng và loại hộp, nhưng mùa Tết luôn lâu hơn bình thường vì xưởng kín đơn. Cần tính cả thời gian duyệt file, in thử, sửa và in chính thức. Hỏi xưởng thời gian cụ thể và ghi vào hợp đồng.
Nên nhận hàng quà Tết trước ngày phát bao lâu?
Ít nhất khoảng một tuần với kho trụ sở để kịp kiểm và đổi hàng lỗi. Chi nhánh ở tỉnh nên nhận sớm hơn vì vận chuyển mùa Tết hay trễ. Nhận quá sớm thì cần chỗ cất khô ráo, an toàn.
Tết âm lịch rơi sớm thì cần điều chỉnh gì?
Dời toàn bộ lịch lên sớm hơn, vì thời gian cuối năm dương lịch đã bị khoá sổ và kiểm kê chiếm chỗ. Nên mở việc quà Tết ngay từ đầu quý Bốn và chốt ngân sách trước kỳ nghỉ Tết dương.
Đặt muộn có được giá rẻ hơn vì hàng tồn không?
Đôi khi có, nhưng thường đi kèm mẫu ít lựa chọn và hạn dùng ngắn hơn. Với quà doanh nghiệp, rủi ro giao trễ và chất lượng không đều thường lớn hơn khoản tiết kiệm. Nếu mua muộn, kiểm hạn dùng từng lô thật kỹ.
Một người phụ trách có lo nổi cả đợt quà Tết không?
Với vài chục suất thì được. Từ vài trăm suất trở lên nên có thêm ít nhất một người phụ giúp ở các khâu kiểm hàng và phát quà. Người chính vẫn giữ quyết định để tránh mỗi người nói một kiểu với nhà cung cấp.
