Chọn nhà cung cấp quà Tết số lượng lớn không nên dựa vào giá đầu tiên. Ba thứ đáng xét hơn là hộp mẫu thật cầm trên tay, khả năng giao đúng hạn vào tuần cao điểm, và hợp đồng ghi rõ những gì xảy ra khi hàng sai. Hỏi ít nhất ba nơi để có cơ sở so sánh.
Mùa Tết có rất nhiều người bán quà theo mùa: mở trang bán hàng từ tháng Mười, đóng lại sau rằm tháng Giêng. Họ không hẳn là xấu, nhưng với đơn vài trăm suất, doanh nghiệp cần một bên còn ở đó khi có chuyện phải đổi hàng. Dưới đây là bộ câu hỏi và cách kiểm mà người làm hành chính lâu năm vẫn dùng để lọc.
Câu hỏi phải đặt khi gặp nhà cung cấp
Đã làm đơn cỡ này bao giờ chưa? Hỏi cụ thể số lượng, số điểm giao. Người chỉ quen bán lẻ vài chục hộp sẽ gặp khó khi phải đóng và giao vài trăm suất cùng lúc.
Hàng lấy từ đâu? Từng món trong hộp lấy từ nhà sản xuất nào, có giấy tờ gì. Người bán nghiêm túc trả lời được ngay, người bán theo mùa thường vòng vo.
Hạn dùng tối thiểu cam kết là bao lâu? Xin con số cụ thể tính từ ngày giao, và ghi vào hợp đồng. Đây là điều khoản hay bị bỏ qua nhất.
Có xuất hoá đơn không, xuất theo tên gì? Kế toán sẽ hỏi câu này ngay. Hỏi từ đầu đỡ phải đổi nhà cung cấp phút chót.
Đóng gói ở đâu, ai đóng? Tự đóng tại kho của họ hay thuê ngoài. Đóng gói thuê ngoài mùa cao điểm là chỗ dễ sai số lượng và lẫn hàng.
Giao bằng xe của họ hay thuê ngoài? Xe riêng thì chủ động hơn; thuê ngoài thì hỏi rõ ai chịu trách nhiệm khi trễ, vỡ.
Đổi hàng lỗi thế nào, trong bao lâu? Hỏi quy trình cụ thể: báo qua đâu, bao lâu có hàng thay, ai trả phí giao lại.
Nếu một món hết hàng thì thay bằng gì? Yêu cầu mọi thay thế phải được bạn đồng ý bằng văn bản trước khi đóng gói.
Có khách hàng nào cho mình hỏi lại không? Một nhà cung cấp làm tốt thường không ngại giới thiệu khách cũ để mình hỏi kinh nghiệm.
Vì sao phải xem hộp mẫu thật, không xem ảnh?
Ảnh báo giá được chụp dưới đèn studio, hộp được xếp căng đầy, nơ thắt đẹp. Hộp giao thật thì xếp vội trong kho, giấy lót ít hơn, nơ thắt sẵn bằng máy. Không ai cố tình lừa, nhưng khoảng cách giữa ảnh và hàng thật mùa Tết thường rất xa.
Khi có hộp mẫu, hãy làm đúng những việc người nhận sẽ làm: xách bằng quai túi, lắc nhẹ xem có tiếng va đập, mở nắp, lấy từng món ra, lật đáy xem hạn dùng và nơi sản xuất. Nếu nắp hộp khó đóng lại sau khi mở, người nhận cũng sẽ thấy điều đó.
Một mẹo hữu ích: yêu cầu hộp mẫu được đóng như hàng loạt sẽ đóng, không phải hộp trưng bày. Nhiều nơi có hai loại hộp mẫu, một để chụp ảnh và một để giao thật; hỏi thẳng là được.
Giữ lại hộp mẫu đã duyệt cho tới khi giao xong. Nó là thước đo để so khi nghiệm thu. Chụp ảnh hộp mẫu từ nhiều phía, chụp cả nhãn từng món, gửi vào email cho nhà cung cấp xác nhận đây là mẫu đã chọn.
Bảng chấm điểm khi so sánh ba nhà cung cấp
Đừng chỉ so tổng tiền. Kẻ bảng này, chấm từng dòng, rồi mới nhìn tới giá.
| Tiêu chí | Cách kiểm | Dấu hiệu đáng lo |
|---|---|---|
| Chất lượng hộp mẫu | Cầm, mở, lắc, xem từng món | Mẫu đẹp hơn rõ rệt so với mô tả ở báo giá |
| Nguồn hàng từng món | Hỏi nơi sản xuất, xem nhãn | Nhiều món không nhãn tiếng Việt, không rõ nơi làm |
| Hạn dùng | Xin cam kết bằng văn bản | Không dám ghi hạn dùng tối thiểu vào hợp đồng |
| Năng lực giao | Hỏi số xe, kho, kinh nghiệm đơn lớn | Chỉ có một đầu mối, không nói rõ ai giao |
| Hoá đơn, chứng từ | Hỏi kế toán bên họ | Báo hai giá có và không có hoá đơn, khuyên bỏ hoá đơn |
| Chính sách đổi hàng | Hỏi quy trình, thời gian | Trả lời chung chung "có gì báo em" |
| Thái độ khi bị hỏi kỹ | Quan sát cách họ trả lời | Giục chốt nhanh vì "sắp hết mẫu" |
Hợp đồng quà Tết cần ghi những gì?
Danh sách món trong mỗi suất. Ghi tên món, quy cách, trọng lượng hoặc dung tích, kèm ảnh hộp mẫu đã duyệt làm phụ lục.
Hạn dùng tối thiểu tại ngày giao. Ghi cụ thể, không ghi "còn hạn dài".
Ngày giao, địa điểm giao từng đợt. Mỗi điểm giao một dòng, kèm người nhận và số điện thoại.
Điều khoản thay thế món. Mọi thay thế phải được bên mua đồng ý bằng văn bản; món thay phải tương đương hoặc tốt hơn.
Xử lý hàng lỗi, vỡ, thiếu. Thời hạn báo, thời hạn bù hàng, ai chịu phí.
Phạt hoặc giảm trừ khi giao trễ. Mùa Tết, giao trễ vài ngày là hỏng việc. Có điều khoản này thì nhà cung cấp ưu tiên đơn của bạn hơn.
Lịch thanh toán. Đặt cọc bao nhiêu, phần còn lại khi nào, gắn với nghiệm thu chứ không gắn với ngày giao.
Hoá đơn, chứng từ. Loại hoá đơn, thông tin xuất, thời hạn gửi. Chi tiết về thuế, cách hạch toán thì hỏi kế toán của công ty.
Những chiêu bán hàng nên tỉnh táo
Chiêu phổ biến nhất mùa Tết là giục chốt: "mẫu này chỉ còn ít", "giá này hết tuần là tăng". Có lúc là thật, nhưng phần lớn là cách đẩy người mua quyết trước khi kịp so. Một nhà cung cấp tốt sẽ cho bạn vài ngày để xem mẫu ở nơi khác.
Chiêu thứ hai là "nâng cấp miễn phí": tặng thêm túi, thêm thiệp, thêm một món nhỏ nếu ký ngay. Món tặng thêm thường không đáng bao nhiêu, nhưng nó khiến người mua bỏ qua việc so sánh phần chính.
Chiêu thứ ba khó thấy hơn: báo giá thấp để thắng đơn, rồi khi gần giao mới báo "món này hết, đổi món kia", kèm chênh lệch nhỏ. Lúc đó đã sát Tết, người mua không còn thời gian đổi nhà cung cấp, đành chấp nhận. Điều khoản thay thế món trong hợp đồng chính là để chặn chiêu này.
Cuối cùng là lời mời bỏ hoá đơn để rẻ hơn. Với doanh nghiệp, đây không phải chỗ để tiết kiệm. Hàng không chứng từ thì khó quyết toán, và khi có chuyện về chất lượng, bạn gần như không có gì trong tay.
Câu hỏi thường gặp
Nên hỏi giá bao nhiêu nhà cung cấp quà Tết?
Ít nhất ba nơi để có cơ sở so sánh. Hỏi nhiều hơn không giúp nhiều mà còn tốn thời gian xem mẫu. Quan trọng là cả ba nơi báo giá cho cùng một yêu cầu cụ thể.
Nhà cung cấp quà Tết theo mùa có đáng tin không?
Không phải ai bán theo mùa cũng kém, nhưng với đơn lớn nên ưu tiên nơi có kho, có địa chỉ ổn định và còn hoạt động sau Tết. Khi có hàng lỗi cần đổi, đó là điều quan trọng nhất.
Có cần ký hợp đồng cho đơn quà Tết vài chục suất?
Nên có ít nhất một văn bản xác nhận đơn hàng qua email ghi rõ món, hạn dùng, ngày giao và cách đổi hàng. Hợp đồng đầy đủ thì càng tốt, nhất là khi cần hoá đơn để quyết toán.
Nhà cung cấp tự ý thay món trong hộp quà thì làm thế nào?
Nếu hợp đồng đã ghi mọi thay thế phải được đồng ý trước, bạn có quyền yêu cầu đổi lại hoặc giảm trừ. Vì thế điều khoản này cần có từ lúc ký. Khi nhận hàng nên mở ngẫu nhiên vài hộp để phát hiện sớm.
Làm sao kiểm nguồn gốc các món trong hộp quà?
Xem nhãn từng món: tên nhà sản xuất, nơi sản xuất, hạn dùng, nhãn phụ tiếng Việt với hàng nhập. Hỏi nhà cung cấp giấy tờ của những món giá trị cao. Món không nhãn hoặc nhãn mờ nên loại khỏi gói.
