Lo quà Tết cho sếp và đối tác gọn nhất là đi theo một quy trình: lập danh sách, chia tầng quan hệ, kiểm quy định quà tặng của bên nhận, chọn món, viết thiệp, giao đúng lúc và ghi chép lại. Thước đo của một món quà đúng mực rất đơn giản: người nhận vui vẻ cảm ơn mà không phải nghĩ cách đáp lại hay cách giải thích với ai.
Người trưởng phòng hành chính nào cũng từng trải qua một mùa Tết rối: danh sách thay đổi tới phút chót, quà giao nhầm người, thiệp sai chức danh, lãnh đạo hỏi "anh Hùng bên đối tác đã nhận chưa" mà không ai biết. Phần lớn rắc rối không đến từ việc chọn sai món, mà từ thiếu một quy trình rõ ràng.
Cẩm nang này gom lại mọi bước, từ khi lập danh sách tới sau Tết: bảng phân tầng người nhận, quy trình tám bước, cách chia ngân sách, gói và giao, một ví dụ cụ thể, những sai lầm hay gặp và lúc cần hỏi bộ phận pháp chế hay kế toán.
Ai cần quà, ai chỉ cần lời chúc?
Câu hỏi đầu tiên không phải "tặng gì" mà là "tặng ai". Danh sách quà Tết của một phòng, một công ty nhỏ thường phình ra theo năm: ai từng gửi quà cho mình thì năm sau được thêm vào, ai đã thôi làm ăn thì vẫn nằm đó vì không ai dám gạch. Mỗi năm nên rà lại từ đầu.
Có ba nhóm người nhận. Nhóm cần quà và cần gặp: sếp trực tiếp, đối tác chiến lược, khách hàng lớn gắn bó lâu. Nhóm cần quà nhưng không cần gặp: đối tác thường xuyên, nhà cung cấp tin cậy, khách hàng đều đặn. Nhóm chỉ cần lời chúc: đối tác mới quen, đối tác đang trong quá trình đấu thầu hay đàm phán, người có chức vụ ở cơ quan nhà nước, và những đối tác mà công ty họ đã nói rõ không nhận quà.
Nhóm thứ ba thường bị đẩy lên nhóm hai cho "đẹp lòng", và đó là chỗ rủi ro nhất. Một món quà gửi tới người đang chấm hồ sơ của mình, dù nhỏ, cũng có thể làm cả hai bên khó xử. Ranh giới này được nói kỹ trong bài về ranh giới giữa quà lễ nghi và biếu xén cùng danh mục.
Nhóm sếp thì riêng một câu chuyện: mức độ, góp chung hay biếu riêng, và những món dễ bị hiểu lầm đã có trong bài quà Tết biếu sếp mức nào là vừa.
Bảng phân tầng người nhận và hình thức
Bảng dùng được cho cả phòng ban lẫn công ty nhỏ. Mức quà nói theo tương đối, mỗi nơi tự quy ra ngân sách của mình.
| Tầng | Ai | Mức quà | Hình thức | Lưu ý |
|---|---|---|---|---|
| Tầng 1 | Đối tác chiến lược, khách hàng lớn, lãnh đạo cấp trên trực tiếp | Mức cao nhất trong ngân sách, vẫn ở tầm lễ nghi | Trao tận nơi, có hẹn | Lãnh đạo đi trao, thiệp ký tay |
| Tầng 2 | Đối tác thường xuyên, nhà cung cấp tin cậy | Mức vừa | Người phụ trách mang tới hoặc giao có hẹn giờ | Thiệp có chữ ký lãnh đạo |
| Tầng 3 | Khách hàng đều đặn, đối tác nhỏ | Mức cơ bản, đồng loạt | Giao hàng | Kiểm tra tên, địa chỉ, lịch nghỉ |
| Tầng 4 | Đối tác mới, đang đấu thầu, người có chức vụ, công ty cấm nhận quà | Không quà, chỉ lời chúc | Thiệp hoặc email chúc Tết | Không gửi quà giá trị dưới mọi hình thức |
| Riêng | Đối tác nước ngoài | Mức tượng trưng, mang tính văn hoá | Giao tới văn phòng, kèm thiệp tiếng Anh | Kiểm quy định quà tặng của tập đoàn họ |
Đối tác nước ngoài có những điều kiêng riêng theo văn hoá, xem thêm bài quà Tết cho đối tác nước ngoài. Tầng nào cũng có thiệp; khác nhau ở mức quà và cách trao.
Quy trình tám bước, từ tháng Mười âm lịch tới sau Tết
Mốc thời gian dưới đây tính theo kinh nghiệm của nhiều phòng hành chính; công ty lớn cần bắt đầu sớm hơn.
- Đầu tháng Mười âm lịch: rà danh sách. Lấy danh sách năm trước, đối chiếu với các phòng kinh doanh, mua hàng: ai còn làm ăn, ai mới, ai đã đổi vị trí.
- Chia tầng và chốt ngân sách. Lãnh đạo duyệt tổng ngân sách và danh sách từng tầng; ghi rõ ai quyết người nào ở tầng nào.
- Kiểm quy định của bên nhận. Với đối tác lớn, đối tác nước ngoài, cơ quan nhà nước: hỏi người liên lạc về quy định quà tặng, ghi vào danh sách.
- Giữa tháng Mười Một: chọn món và đặt hàng. Đặt sớm để còn mẫu, còn thời gian đổi nếu hàng lỗi; tránh đặt khi các xưởng đóng gói đã kín lịch.
- Cập nhật tên, chức danh, địa chỉ. Gọi hoặc nhắn hỏi lại; sau sắp xếp hành chính, địa chỉ nhiều nơi đã đổi tên phường, nên hỏi đối tác địa chỉ nhận đang dùng.
- Viết thiệp. Lãnh đạo ký tầng 1 và 2; người phụ trách viết câu cảm ơn có chi tiết. Cách viết có trong bài viết thiệp, lời chúc kèm quà Tết.
- Từ giữa tháng Chạp: giao và trao. Tầng 1 hẹn lịch gặp, tầng 2 và 3 giao theo khu vực; theo dõi từng phần đã nhận. Thời điểm chi tiết có trong bài thời điểm và cách trao quà Tết cho đối tác.
- Sau Tết: ghi chép và rút kinh nghiệm. Ai đã nhận, ai trả lại quà, ai gửi quà ngược lại, món nào được khen; lưu cho năm sau.
Một bảng tính đơn giản với các cột tên, công ty, chức danh, tầng, quy định nhận quà, món, ngày giao, người giao, đã nhận chưa, ghi chú là đủ cho vài chục tới vài trăm người nhận.
Chọn món theo tính chất quan hệ
Quan hệ lâu năm, thân thiết. Món có dấu ấn riêng, gắn với sở thích người nhận: trà cho người mê trà, sách cho người thích đọc.
Quan hệ trang trọng. Món chỉn chu, trung tính: giỏ trái cây đẹp, hộp trà hoặc cà phê cao cấp vừa phải, đồ trang trí mang ý chúc.
Đối tác có nhiều nhân viên. Món dùng chung cả văn phòng: giỏ bánh trái, cây cảnh cho sảnh, thay vì quà riêng cho một người.
Đối tác là doanh nghiệp gia đình. Quà dùng được trong nhà, cả gia đình cùng hưởng.
Người nhận lớn tuổi. Trà, đặc sản, đồ dùng nhẹ nhàng; tránh rượu mạnh nếu không biết rõ sức khoẻ.
Người nhận trẻ, năng động. Đồ dùng văn phòng chất lượng, cà phê ngon, quà trải nghiệm.
Đặc sản vùng miền. Quà của chi nhánh ở địa phương gửi về: cà phê Tây Nguyên, nước mắm Phú Quốc, trà Thái Nguyên; vừa có câu chuyện vừa không phô trương.
Tránh món dễ bị đọc sai. Tiền mặt, phiếu mua hàng giá trị lớn, đồ hiệu, đồ quá riêng tư như nước hoa, quần áo.
Chia ngân sách: theo tầng, không theo cảm tình
Cách chia dễ nhất là quyết tổng ngân sách quà Tết trước, rồi chia phần trăm cho từng tầng. Tầng 1 ít người nhưng mỗi phần cao nhất; tầng 3 nhiều người, mỗi phần cơ bản; tầng 4 gần như chỉ tốn chi phí in thiệp. Giữ một khoản dự phòng nhỏ cho những người được thêm vào phút chót, vì năm nào cũng có.
Sai lầm phổ biến là để mỗi trưởng bộ phận tự đề xuất mức quà cho đối tác của mình. Kết quả là cùng một tầng mà mỗi phần một kiểu, đối tác so với nhau thì lệch. Tốt hơn là thống nhất ba bốn mẫu quà theo tầng, ai cũng chọn trong đó.
Một nguyên tắc nữa: ngân sách quà Tết nên tương xứng với tình hình kinh doanh năm đó. Năm khó khăn mà quà vẫn to như năm thịnh, nhân viên trong công ty sẽ thấy bất hợp lý; năm thịnh mà quà quá sơ sài, đối tác cũng để ý. Đối tác hiểu chuyện thường quý sự đều đặn hơn sự hào phóng thất thường.
Cuối cùng, mọi khoản chi quà nên có hoá đơn, chứng từ đầy đủ, ghi rõ tặng ai, phê duyệt bởi ai. Việc khoản chi này được hạch toán thế nào, có được tính vào chi phí hợp lý hay không, phụ thuộc quy định thuế hiện hành; hỏi kế toán trưởng trước khi mua, đừng để tới quyết toán mới hỏi.
Gói quà, thiệp và giao nhận: những chi tiết làm nên ấn tượng
Gói đồng bộ theo tầng. Cùng tầng thì cùng kiểu gói; khác tầng có thể khác, nhưng đừng để một đối tác thấy quà người khác đẹp hơn hẳn.
Logo công ty in kín đáo. Một tấm thiệp có logo là đủ; giấy gói toàn logo làm quà giống hàng quảng cáo.
Thiệp tách riêng khỏi hộp. Kẹp thiệp bên ngoài để người nhận đọc ngay mà không phải mở quà.
Chèn kỹ đồ dễ vỡ. Chai, lọ, gốm, sứ phải chèn và đánh dấu dễ vỡ.
Một người chịu trách nhiệm theo dõi. Người này nắm danh sách, biết phần nào đang ở đâu, trả lời lãnh đạo khi hỏi.
Báo trước khi giao. Tin nhắn báo người nhận hoặc trợ lý: hôm nay có quà Tết gửi tới.
Có ảnh xác nhận. Đơn vị giao hàng chụp ảnh lúc giao; tiện đối chiếu khi có phần thất lạc.
Kế hoạch dự phòng cho hàng lỗi. Đặt dư vài phần để thay khi có hộp móp, hàng giao thiếu.
Ví dụ: một phòng hành chính lo quà cho bốn mươi đầu mối
Một công ty thương mại khoảng ba mươi nhân viên ở TP.HCM, mỗi năm gửi quà cho khoảng bốn mươi đầu mối: năm khách hàng lớn, mười lăm nhà cung cấp, mười khách hàng đều đặn, vài đối tác nước ngoài và một số cơ quan có quan hệ công việc. Những năm đầu, mỗi trưởng bộ phận tự lo quà cho "người của mình", mỗi người một kiểu, có đối tác nhận hai phần từ hai bộ phận.
Năm thứ ba, chị trưởng phòng hành chính gom lại: một bảng tính chung, chia bốn tầng, ba mẫu quà. Tầng 4 gồm các cơ quan nhà nước và hai khách hàng đang mời thầu; nhóm này chỉ nhận thiệp chúc Tết. Hai đối tác nước ngoài được hỏi trước quy định, một bên trả lời chỉ nhận quà tượng trưng, nên nhận một hộp cà phê nhỏ kèm thiệp tiếng Anh.
Kết quả không nằm ở chỗ tiết kiệm được bao nhiêu, mà ở chỗ không còn phần quà nào bị giao trùng, không ai nhận quà vượt quy định của họ, và lãnh đạo nhìn bảng tính là biết ai đã nhận. Sau Tết, hai đối tác gọi cảm ơn riêng vì tấm thiệp nhắc đúng một dự án đã làm cùng.
Bài học của ví dụ này: quà Tết tốt nhất cho đối tác thường không phải món đắt nhất, mà là món đến đúng người, đúng lúc, với một câu cảm ơn đúng chuyện.
Sai lầm thường gặp
Danh sách không rà lại. Gửi quà cho người đã nghỉ việc, đã mất, đã thôi hợp tác.
Mỗi bộ phận một kiểu. Quà trùng, quà lệch, đối tác so với nhau.
Gửi quà cho người đang chấm thầu, xét duyệt. Dễ bị coi là tác động, có thể làm hồ sơ của chính mình bị loại.
Sai tên, sai chức danh trên thiệp. Lỗi nhỏ mà người nhận nhớ lâu.
Giao sát ngày nghỉ. Văn phòng đã vắng, quà nằm lại qua Tết.
Kèm lời chào hàng. Quà tri ân thành tờ rơi.
Không giữ chứng từ. Tới quyết toán không giải thích được khoản chi.
Không ghi chép sau Tết. Năm sau lặp lại đúng những lỗi năm nay.
Quà mang ý chúc: trang trọng mà không phô trương
Với tầng 1 và tầng 2, nhiều doanh nghiệp chọn quà mang ý chúc đầu năm: cây cảnh cho sảnh văn phòng đối tác, vật trang trí bàn làm việc mang ý hanh thông, bình an, bộ ấm chén tiếp khách. Những món này hợp không khí Tết, được trưng ở nơi làm việc, nên vừa có ý nghĩa vừa minh bạch, ai cũng thấy.
Khi chọn, cần xem không gian văn phòng người nhận, văn hoá và tín ngưỡng của họ, và quy định quà tặng của công ty họ. Món mang biểu tượng tôn giáo cụ thể nên tránh nếu không biết rõ người nhận. Doanh nghiệp muốn tham khảo các mẫu quà Tết mang ý chúc có thể xem ở QuaTetPhongThuy.com, rồi chọn mẫu theo tầng và ngân sách đã chốt.
Dù chọn quà gì, giữ giá trị ở tầm lễ nghi. Món quà trang trọng nhất cũng không nên là món khiến người nhận phải khai báo hay phải trả lại.
Và nhớ rằng thiệp viết tay đi kèm, nhắc đúng một việc đã cùng làm, là phần làm món quà có hồn.
Khi nào cần hỏi pháp chế, kế toán hoặc luật sư
Người nhận là cán bộ, công chức, người có chức vụ. Việc tặng và nhận quà của nhóm này chịu sự điều chỉnh của quy định về phòng, chống tham nhũng; hỏi bộ phận pháp chế hoặc luật sư trước.
Đối tác đang trong quá trình đấu thầu, đàm phán, thanh tra, kiểm toán. Thường chỉ nên gửi lời chúc; hỏi pháp chế nếu phân vân.
Đối tác là tập đoàn nước ngoài có chính sách chống hối lộ. Hỏi người liên lạc và, nếu cần, bộ phận tuân thủ của họ.
Khoản chi quà Tết lớn. Hỏi kế toán về chứng từ, hạch toán và quy định thuế hiện hành; không tự suy đoán.
Quà có rượu. Kiểm tra quy định về kinh doanh, vận chuyển rượu nếu gửi số lượng lớn; không tặng cho người dưới mười tám tuổi.
Quà là thực phẩm gửi số lượng lớn. Yêu cầu nhà cung cấp có giấy tờ về an toàn thực phẩm, hạn dùng rõ.
Có tranh chấp, khiếu nại liên quan quà tặng. Hỏi luật sư, đừng tự xử lý bằng cách đòi lại quà.
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu chuẩn bị quà Tết đối tác từ khi nào?
Nhiều phòng hành chính bắt đầu rà danh sách từ đầu tháng Mười âm lịch, đặt hàng khoảng giữa tháng Mười Một và giao từ giữa tháng Chạp. Doanh nghiệp có nhiều đầu mối nên bắt đầu sớm hơn để tránh cao điểm.
Làm sao chia mức quà cho từng đối tác?
Chia đối tác thành tầng theo mức quan hệ, chốt tổng ngân sách rồi chia phần cho từng tầng. Mỗi tầng dùng chung một vài mẫu quà để không ai bị lệch so với người cùng tầng.
Đối tác nào không nên gửi quà Tết?
Đối tác đang chấm thầu, xét duyệt, thanh tra; người có chức vụ ở cơ quan nhà nước; và công ty đã nói rõ không nhận quà. Với nhóm này, một tấm thiệp hoặc email chúc Tết là đủ.
Có nên in logo công ty lên quà Tết đối tác?
Nên in kín đáo trên thiệp hoặc một góc hộp. Quà in logo to khắp nơi trông như hàng quảng cáo và người nhận thường không muốn dùng.
Quà Tết đối tác có cần hoá đơn không?
Nên có hoá đơn, chứng từ đầy đủ và ghi rõ tặng ai, ai phê duyệt. Việc hạch toán và tính vào chi phí thế nào phụ thuộc quy định thuế hiện hành, nên hỏi kế toán trưởng.
Đối tác gửi trả lại quà thì làm sao?
Nhận lại, cảm ơn và ghi chú vào danh sách để năm sau chỉ gửi lời chúc. Đó thường là quy định của công ty họ, không phải dấu hiệu quan hệ xấu đi.
