Đặt quà Tết doanh nghiệp trọn gói gồm chín chặng: duyệt ngân sách, lập danh sách người nhận, hỏi giá và xem mẫu, ký hợp đồng, duyệt in, nhận và kiểm hàng, phân bổ giao, phát quà, rồi quyết toán và rút kinh nghiệm. Mỗi chặng cần một người chịu trách nhiệm và một hạn chót; thiếu hai thứ đó, việc sẽ trôi về tuần cuối trước Tết.
Bài này viết cho người được giao lo quà Tết lần đầu, hoặc người đã lo nhiều năm nhưng muốn có một khung để giao bớt việc cho đồng nghiệp. Nó gom lại những gì người làm hành chính lâu năm tích luỹ được: chặng nào hay trễ, giấy tờ nào phải giữ, và chỗ nào nên hỏi kế toán, pháp chế thay vì tự quyết.
Nếu đơn của bạn chỉ vài chục suất, có thể gộp vài chặng làm một. Nhưng thứ tự vẫn nên giữ: đi xem mẫu trước khi có ngân sách, hay ký trước khi chốt danh sách, là hai cách nhanh nhất để đội chi phí.
Chặng 1: Duyệt ngân sách bằng văn bản
Mọi thứ bắt đầu từ một con số được duyệt rõ ràng. Không phải "khoảng như năm ngoái", không phải câu nói trong cuộc họp, mà là một email hay tờ trình có chữ ký: tổng ngân sách bao nhiêu, đã gồm thuế và vận chuyển chưa, chia cho nhân viên và khách hàng thế nào.
Khi trình, nên đưa sẵn hai phương án cụ thể thay vì hỏi "anh chị muốn thế nào". Người duyệt cuối năm rất bận, một đề xuất có sẵn lựa chọn sẽ được ký nhanh hơn. Kèm theo số liệu năm trước nếu có: bao nhiêu suất, phản hồi ra sao, phát sinh gì.
Phần chia ngân sách cho từng suất, các khoản ngoài ruột hộp và khoản dự phòng đã được bàn kỹ trong bài cách chia ngân sách quà Tết cho nhân viên. Ở chặng này chỉ cần nhớ: tách hẳn ngân sách quà nhân viên và quà khách hàng thành hai dòng, vì mục đích, lịch giao và cách quyết toán của hai loại quà khác nhau.
Hỏi kế toán ngay từ chặng này về chứng từ cần có, cách ghi nhận khoản quà cho nhân viên và khách hàng. Biết trước yêu cầu thì lúc chọn nhà cung cấp sẽ loại được những nơi không đáp ứng.
Chặng 2: Lập danh sách người nhận
Lấy danh sách gốc từ nhân sự. Không tự gõ lại từ trí nhớ hay bảng lương cũ. Xin bản xuất từ hệ thống nhân sự kèm bộ phận, nơi làm việc.
Thêm các nhóm hay bị sót. Thời vụ, thực tập, nghỉ thai sản, nhân viên thuê ngoài, người làm từ xa.
Danh sách khách hàng lấy từ phòng kinh doanh. Mỗi khách có người phụ trách, địa chỉ, người nhận cụ thể và nhóm quan hệ.
Đánh dấu người cần lưu ý. Ăn chay, kiêng rượu, khách là người làm cơ quan nhà nước, khách có quy định nội bộ về nhận quà.
Ghi điểm giao cho từng người. Trụ sở, chi nhánh, tận nhà. Đây là cơ sở để tính phí và lịch giao.
Kiểm địa chỉ sau sắp xếp hành chính. Nhiều địa chỉ đã đổi tên phường, xã từ năm 2025; xin địa chỉ đúng như đang dùng trên giấy tờ mới.
Chốt hai lần. Lần một để đặt số lượng, lần hai sát ngày phát để phân bổ.
Một người giữ bản chuẩn. Chỉ một file chuẩn, mọi người sửa qua người giữ, tránh mỗi phòng một phiên bản.
Chặng 3: Hỏi giá và xem hộp mẫu
Gửi cùng một yêu cầu cho ít nhất ba nhà cung cấp: số lượng, ngân sách mỗi suất, danh sách điểm giao, yêu cầu in ấn, hạn dùng tối thiểu, những món không muốn có. Yêu cầu giống nhau thì báo giá mới so được.
Xem hộp mẫu thật, không xem ảnh. Xách, lắc, mở, lật đáy từng món. Hỏi nguồn hàng, cách đóng gói, ai giao, đổi hàng lỗi thế nào. Bộ câu hỏi chi tiết và bảng chấm điểm ba nhà cung cấp có trong bài chọn nhà cung cấp quà Tết số lượng lớn.
Nếu công ty muốn nhân viên góp ý, chụp ảnh hai ba hộp mẫu đã lọt vòng trong và làm một khảo sát ngắn. Đặt hạn trả lời trong vài ngày; khảo sát kéo dài là cách chắc chắn nhất để lỡ mốc ký hợp đồng.
Chặng này hay bị kéo dài nhất vì mẫu đi qua nhiều người. Chỉ định một người quyết cuối ngay từ đầu; những người khác chỉ góp ý.
Chặng 4: Ký hợp đồng và đặt cọc
Phụ lục danh sách món. Tên món, quy cách, trọng lượng, kèm ảnh hộp mẫu đã duyệt.
Hạn dùng tối thiểu tại ngày giao. Ghi con số cụ thể.
Lịch giao từng điểm. Ngày, giờ, người nhận, số điện thoại.
Điều khoản thay thế món. Mọi thay thế phải được bên mua đồng ý bằng văn bản.
Xử lý hàng lỗi, thiếu, vỡ. Thời hạn báo, thời hạn bù, ai chịu phí giao lại.
Giảm trừ khi giao trễ. Có điều khoản này thì đơn của bạn được ưu tiên hơn trong tuần cao điểm.
Thanh toán gắn với nghiệm thu. Cọc khi ký, phần còn lại sau khi nghiệm thu đủ, không gắn với ngày xe tới.
Chứng từ, hoá đơn. Theo yêu cầu kế toán đã hỏi ở chặng 1. Hợp đồng giá trị lớn nên nhờ pháp chế hoặc luật sư của công ty đọc qua.
Chặng 5: Duyệt in ấn
Nếu có in logo, thiệp tên, túi riêng, chặng này chạy song song với việc nhà cung cấp gom hàng và thường là đường găng của cả lịch.
- Gửi file logo gốc dạng vector. Kèm quy định màu, bản logo một màu cho nền đậm.
- Duyệt bản dàn trang trên khuôn hộp. Vị trí, kích thước, khoảng cách tới mép.
- Soát chữ. Tên công ty, lời chúc, năm âm lịch, tên từng khách trên thiệp.
- Duyệt bản in thử thật. Trên đúng giấy, đúng kỹ thuật in; ký và giữ một bản.
- Xem lô đầu. Kiểm vài hộp đầu của lô chính thức trước khi xưởng chạy hết.
Lịch ngược cho từng mốc, kể cả thời gian dành cho in ấn, đã có trong bài các mốc thời gian đặt quà Tết doanh nghiệp. Nếu chặng in trễ, cân nhắc chuyển logo sang tem niêm phong hoặc thiệp để giữ lịch giao.
Bảng phân việc cho cả đợt quà Tết
Một đợt quà vài trăm suất cần ít nhất ba bốn người góp tay. Kẻ bảng này ngay từ đầu, gửi cho mọi người liên quan.
| Chặng | Người chịu trách nhiệm | Đầu ra phải có | Giấy tờ cần giữ |
|---|---|---|---|
| 1. Ngân sách | Trưởng hành chính, lãnh đạo duyệt | Con số tổng, chia nhân viên/khách | Tờ trình hoặc email duyệt |
| 2. Danh sách | Hành chính cùng nhân sự, kinh doanh | Một file chuẩn có điểm giao | File danh sách các phiên bản |
| 3. Hỏi giá, mẫu | Hành chính | Ba báo giá, hộp mẫu đã chọn | Báo giá, ảnh hộp mẫu |
| 4. Hợp đồng | Hành chính, kế toán, pháp chế | Hợp đồng ký, cọc | Hợp đồng, phụ lục, chứng từ cọc |
| 5. In ấn | Truyền thông, hành chính | Bản in thử đã ký | Bản in thử, email xác nhận file |
| 6. Nhận, kiểm hàng | Hành chính, kho | Biên bản nhận, danh sách hàng lỗi | Biên bản, ảnh hàng lỗi |
| 7. Giao chi nhánh, khách | Hành chính, người phụ trách khách | Xác nhận đã nhận từng điểm | Ảnh giao hàng, tin nhắn xác nhận |
| 8. Phát quà | Trưởng các bộ phận | Danh sách ký nhận đủ | Danh sách ký nhận |
| 9. Quyết toán | Hành chính, kế toán | Báo cáo chi phí, trả lại dự phòng | Hồ sơ quyết toán, ghi chú rút kinh nghiệm |
Cột "giấy tờ cần giữ" là thứ nhiều người bỏ qua nhất, và cũng là thứ cứu mình khi có câu hỏi từ kế toán hay kiểm toán vài tháng sau Tết.
Chặng 6 và 7: Nhận hàng, kiểm hàng, giao các điểm
Nhận hàng sớm hơn ngày phát ít nhất một tuần. Đủ thời gian đổi hàng lỗi mà không vướng lịch nghỉ.
Đếm trước, ký sau. Chỉ ký phiếu giao khi đã đếm đủ số thùng, số hộp.
Mở ngẫu nhiên vài hộp mỗi lô. So với hộp mẫu đã duyệt: đủ món, đúng món, đúng hạn dùng.
Lập biên bản hàng lỗi ngay trong ngày. Chụp ảnh, gửi nhà cung cấp, hẹn ngày bù.
Cất hàng nơi khô ráo, có khoá. Quà Tết là thứ dễ "hụt" nhất trong kho văn phòng.
Giao chi nhánh xa trước. Hàng đi tỉnh mùa Tết chậm hơn dự kiến; chi nhánh nhận trước rồi mới tới trụ sở.
Giao khách hàng theo lịch nghỉ của họ. Hỏi trước ngày văn phòng khách đóng cửa.
Mỗi điểm giao có xác nhận. Ảnh chụp lúc giao hoặc tin nhắn của người nhận, lưu vào một thư mục chung.
Chặng 8: Phát quà và chặng 9: Quyết toán, rút kinh nghiệm
Buổi phát quà là lúc mọi sai sót trước đó lộ ra. Chuẩn bị danh sách ký nhận theo bộ phận, suất dự phòng tại mỗi điểm phát, người phát riêng cho ca đêm và cách gửi bù cho người vắng mặt. Lãnh đạo nên có mặt ở vài điểm phát; lời cảm ơn trực tiếp làm hộp quà nặng hơn nhiều.
Sau Tết, gom toàn bộ giấy tờ đã giữ ở từng chặng thành một bộ hồ sơ: tờ trình, danh sách, báo giá, hợp đồng, biên bản nhận hàng, danh sách ký nhận, chứng từ thanh toán. Kế toán sẽ cần bộ này; nộp sớm thì đỡ bị hỏi lại khi mọi người đã quên.
Suất dự phòng không dùng đến thì xử lý minh bạch: ghi vào báo cáo, dùng cho việc gì phải có duyệt. Đừng để hộp quà dư nằm trong kho rồi được "chia nhau" mà không ai ghi lại.
Cuối cùng, viết một trang rút kinh nghiệm: mẫu nào được thích, món nào bị chê, sự cố nào đã xảy ra, nhà cung cấp làm tốt chỗ nào. Trang này là món quà cho chính người lo quà Tết năm sau, có khi là chính mình.
Ví dụ: một công ty ba trăm người với hai chi nhánh tỉnh
Hình dung một công ty dịch vụ có trụ sở ở TP.HCM và hai chi nhánh ở tỉnh khác, tổng khoảng ba trăm nhân viên, cùng vài chục khách hàng thân thiết. Năm trước họ đặt quà sát Tết, hộp in logo không kịp nên phải dán tem, một chi nhánh nhận quà vào đúng ngày cuối trước nghỉ.
Năm nay người phụ trách mở việc ngay đầu quý Bốn. Ngân sách được duyệt kèm hai dòng riêng cho nhân viên và khách hàng. Danh sách nhân viên được chốt lần một với số dự phòng vài suất mỗi điểm; danh sách khách hàng chia ba nhóm, đánh dấu riêng hai khách là đơn vị nhà nước chỉ gửi thiệp.
Ba nhà cung cấp gửi hộp mẫu; một nơi bị loại vì không dám ghi hạn dùng tối thiểu vào hợp đồng. Logo được chuyển sang bản nhũ vàng một màu vì logo gốc màu đỏ chìm trên nền hộp. Hai chi nhánh nhận hàng trước trụ sở gần một tuần.
Kết quả không có gì đặc biệt, và đó chính là thành công: không ai phải chạy đi mua bù, không ai nhận hộp móp, quyết toán xong trước rằm tháng Giêng. Với quà Tết doanh nghiệp, một đợt "không có chuyện gì để kể" là đợt làm tốt.
Sai lầm thường gặp trong cả quy trình
Đi xem mẫu trước khi có ngân sách. Mẫu trưng bày luôn kéo người xem lên mức cao hơn.
Nhiều người cùng quyết. Mỗi người góp một ý, mẫu đổi qua đổi lại, lịch trôi mất vài tuần.
Không ghi hạn dùng vào hợp đồng. Nhận hàng mới thấy hạn ngắn thì đã quá muộn để đổi.
Thanh toán đủ trước khi nghiệm thu. Mất đòn bẩy khi cần đòi bù hàng lỗi.
Giao trụ sở trước, chi nhánh sau. Chi nhánh xa dễ nhận quà vào ngày cuối hoặc sau Tết.
Không có suất dự phòng tại điểm phát. Một hộp thiếu là một người đứng chờ trước mặt mọi người.
Không giữ giấy tờ từng chặng. Quyết toán thành cuộc đi tìm lại email cũ.
Không viết rút kinh nghiệm. Năm sau lặp lại đúng lỗi năm nay.
Khi nào nên hỏi kế toán, pháp chế hoặc luật sư?
Quà Tết là việc hành chính, nhưng có vài chỗ chạm tới chuyên môn mà người làm hành chính không nên tự quyết. Chỗ đầu tiên là chứng từ và thuế: quà cho nhân viên, quà cho khách hàng được ghi nhận thế nào trong sổ sách, có liên quan tới thuế thu nhập cá nhân của người nhận hay không, hoá đơn cần thông tin gì. Mỗi doanh nghiệp có cách làm riêng theo quy định hiện hành; hỏi kế toán trưởng hoặc cơ quan thuế quản lý, đừng làm theo lời truyền miệng.
Chỗ thứ hai là hợp đồng giá trị lớn. Điều khoản phạt, giảm trừ, thanh toán, xử lý tranh chấp nên được pháp chế hoặc luật sư của công ty đọc qua, nhất là khi nhà cung cấp đưa mẫu hợp đồng của họ.
Chỗ thứ ba là quà cho khách hàng thuộc cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước hoặc doanh nghiệp có quy định nội bộ chặt về nhận quà. Cán bộ, công chức có quy định riêng về việc nhận quà. Nếu công ty có bộ phận tuân thủ, hỏi họ trước khi gửi; nếu không, chọn cách an toàn là chỉ gửi thiệp chúc Tết.
Cuối cùng, với quà có thực phẩm cho nhiều người, nếu có nhân viên có bệnh nền cần kiêng khem đặc biệt, hãy để họ tự chọn hoặc tham khảo bác sĩ của họ; công ty không nên tự quyết thay người nhận.
Câu hỏi thường gặp
Một người có tự lo được toàn bộ quy trình quà Tết doanh nghiệp không?
Với vài chục suất thì được. Từ vài trăm suất, nên có người hỗ trợ ở khâu kiểm hàng, giao chi nhánh và phát quà. Người chính giữ quyết định và giữ bản danh sách chuẩn.
Chặng nào trong quy trình quà Tết hay trễ nhất?
Thường là duyệt ngân sách và chọn mẫu, vì phải qua nhiều người. In ấn là chặng trễ thứ hai trong mùa cao điểm. Đặt hạn trả lời và chỉ định người quyết cuối giúp giảm trễ.
Hồ sơ quyết toán quà Tết gồm những gì?
Thường gồm tờ trình duyệt ngân sách, báo giá, hợp đồng, biên bản giao nhận, danh sách ký nhận và chứng từ thanh toán. Yêu cầu cụ thể tuỳ quy định từng công ty, nên hỏi kế toán ngay từ đầu.
Suất quà Tết dư sau khi phát thì xử lý thế nào?
Ghi rõ trong báo cáo quyết toán và xin ý kiến người duyệt về cách dùng. Có thể giữ cho người phát sinh sau Tết hoặc tặng cho đối tượng phù hợp. Không nên để trong kho mà không ai theo dõi.
Có nên thuê dịch vụ trọn gói lo luôn quà Tết?
Được, nếu công ty không có người làm. Tuy vậy vẫn cần một người nội bộ giữ danh sách, duyệt mẫu và nghiệm thu. Dịch vụ trọn gói không biết ai trong công ty ăn chay hay ai đang nghỉ thai sản.
Nên bắt đầu viết rút kinh nghiệm khi nào?
Ngay sau buổi phát quà, khi mọi chuyện còn nhớ rõ. Ghi nhanh vài dòng mỗi ngày trong đợt cũng được. Đợi sau Tết mới viết thì nhiều chi tiết đã quên.
