Buổi phát quà Tết diễn ra suôn sẻ khi hàng đã được kiểm vài ngày trước, có danh sách ký nhận theo từng bộ phận, quà được phát tận tay trong giờ làm, và có sẵn cách gửi bù cho người vắng mặt. Thiếu một trong mấy thứ đó, buổi chiều vui vẻ rất dễ thành buổi chiều đi tìm ba hộp quà bị lạc.
Người ngoài nhìn vào thấy phát quà là việc dễ nhất của cả đợt. Người làm hành chính thì biết đây là lúc mọi sai sót trước đó lộ ra cùng một lúc: thiếu hộp, hộp móp, tên trong danh sách không khớp, người ca đêm không ai nhớ. Chuẩn bị kỹ trước vài ngày là cách duy nhất để buổi phát giữ được đúng nghĩa của nó: một lời cảm ơn.
Kiểm hàng trước ngày phát
Đừng phát hàng chưa kiểm. Mỗi giờ kiểm trước là mỗi lần đỡ xin lỗi sau.
- Đếm tổng số thùng, số hộp. So với phiếu giao và với danh sách. Ký nhận với bên giao chỉ sau khi đếm xong.
- Mở ngẫu nhiên vài hộp ở các thùng khác nhau. Kiểm đủ món, đúng mẫu đã duyệt, không vỡ, không móp, không rò rỉ.
- Lật đáy xem hạn dùng. Các món trong cùng lô phải có hạn tương đương mẫu. Hạn ngắn bất thường là dấu hiệu bị trộn lô.
- Kiểm phần in ấn. Logo, lời chúc, năm âm lịch trên hộp và thiệp.
- Tách hộp lỗi ra riêng. Chụp ảnh, lập biên bản ngắn, báo nhà cung cấp ngay trong ngày.
- Chia sẵn theo bộ phận. Đặt hộp theo khu, dán giấy ghi tên bộ phận và số lượng lên từng chồng.
Nếu kho không đủ chỗ, chia sẵn từ kho người bán và nhờ họ giao theo từng khu ngay từ đầu.
Chọn cách phát hợp với từng kiểu công ty
Văn phòng vài chục người. Phát tại chỗ ngồi, lãnh đạo trực tiếp trao kèm vài lời. Nhanh, ấm, không cần xếp hàng.
Văn phòng nhiều tầng. Mỗi tầng một điểm phát, trưởng bộ phận nhận theo danh sách rồi phát cho nhóm mình.
Nhà xưởng đông công nhân. Phát theo ca, theo tổ, tại điểm cố định gần cổng ra. Tránh phát giờ tan ca cao điểm vì dồn người.
Công ty có nhiều chi nhánh. Giao về chi nhánh trước, người phụ trách ở đó phát và gửi lại danh sách ký nhận.
Lồng vào tiệc tất niên. Không khí vui nhưng dễ lạc hộp khi mọi người ăn uống. Nên phát trước tiệc hoặc giao tận bàn.
Nhân viên làm việc từ xa. Gửi tận nhà, báo trước ngày giao, nhờ họ chụp ảnh khi nhận.
Ca đêm, ca cuối tuần. Phân một người phát riêng cho ca đó. Ca đêm hay bị nhận sau cùng, có khi còn sót.
Nhân viên nghỉ phép, thai sản. Gửi về nhà kèm lời hỏi thăm, hoặc giữ lại có ghi tên và báo cho họ biết.
Ký nhận: giấy tờ nhỏ, đỡ rất nhiều chuyện
Danh sách ký nhận nghe như thủ tục, nhưng đó là thứ duy nhất trả lời được câu "em chưa nhận" một tuần sau Tết. Khi có vài trăm người, trí nhớ của người phát không đủ tin cậy.
Danh sách nên chia theo bộ phận, sắp theo tên, có cột ký và cột ghi chú. Người nhận hộ phải ghi rõ nhận hộ ai. Với chi nhánh, người phụ trách gửi ảnh chụp danh sách đã ký về trụ sở ngay trong ngày.
Có công ty dùng biểu mẫu trực tuyến cho nhanh. Cách này tốt nếu mọi người đều có điện thoại và quen dùng; với nhà xưởng, tờ giấy và cây bút vẫn nhanh hơn.
Đừng để ký nhận làm mất không khí. Người phát nói một câu chúc, trao quà rồi mới đưa bút; đừng chìa danh sách ra trước khi đưa hộp.
Lời nói khi trao quà quan trọng hơn bạn tưởng
Một hộp quà được đặt lên bàn kèm câu "Quà Tết của em đây, ký giúp chị nhé" khác hẳn một hộp quà được trưởng phòng trao tận tay, kèm câu "Cảm ơn em một năm vất vả". Cùng một hộp, cùng chi phí, nhưng người nhận nhớ khác nhau.
Với văn phòng nhỏ, lãnh đạo nên tự trao. Với công ty lớn, ít nhất lãnh đạo nên có mặt ở vài điểm phát, đi một vòng chúc Tết. Nhân viên nhà xưởng đặc biệt nhớ những lần như vậy.
Một lá thư ngắn đặt trong hộp, ký tên lãnh đạo, viết về năm vừa qua và lời chúc năm mới, là cách để lời cảm ơn tới cả người không có mặt buổi phát. Lá thư không cần dài, chỉ cần thật.
Nếu công ty đang khó khăn, quà nhỏ hơn năm trước, hãy nói thẳng một câu trong thư hoặc lúc trao. Nhân viên thường thông cảm khi được nói thật, nhưng sẽ khó chịu khi tự phát hiện quà "teo" đi mà không ai giải thích.
Xử lý sự cố ngay trong buổi phát
Thiếu hộp. Lấy suất dự phòng, ghi tên người chưa nhận, hẹn ngày bù cụ thể. Đừng hứa chung chung.
Hộp móp, vỡ món bên trong. Đổi ngay bằng suất dự phòng, giữ hộp lỗi lại để đòi nhà cung cấp bù.
Tên không có trong danh sách. Không từ chối tại chỗ. Ghi lại, kiểm với nhân sự, bù sau trong ngày.
Một người nhận hộ nhiều người. Cho phép nếu có danh sách ghi rõ; tránh để một người cầm hàng chục hộp mà không ai đối chiếu.
Nhân viên phản ánh món hết hạn. Cảm ơn, đổi ngay, rồi kiểm lại cả lô. Một hộp hết hạn có thể là dấu hiệu nhiều hộp khác cũng vậy.
Quà nặng, nhân viên đi xe máy. Chuẩn bị túi chắc quai hoặc dây buộc; quà rơi trên đường về là chuyện có thật.
Mưa, sảnh chật. Có phương án phát theo tầng, theo phòng thay vì dồn một chỗ.
Nhân viên xin đổi món vì kiêng. Người ăn chay, người kiêng rượu nên được hỏi từ trước. Nếu tới buổi phát mới biết, ghi lại và đổi trong vài ngày, đừng bắt họ mang về món không dùng được.
Có người nhận hai lần. Chuyện xảy ra khi vừa nhận ở bộ phận vừa nhận ở điểm phát chung. Đối chiếu danh sách cuối ngày, nhắc nhẹ riêng, không làm to chuyện trước đám đông.
Câu hỏi thường gặp
Nên phát quà Tết cho nhân viên vào ngày nào?
Trước ngày nghỉ Tết vài ngày làm việc, để người về quê sớm vẫn nhận được và còn thời gian bù cho ai vắng mặt. Tránh phát ngày cuối cùng vì nhiều người đã xin nghỉ.
Có cần danh sách ký nhận khi phát quà Tết không?
Nên có, nhất là với công ty từ vài chục người trở lên. Danh sách giúp đối chiếu số lượng, giải quyết khiếu nại và quyết toán với kế toán. Có thể dùng giấy hoặc biểu mẫu trực tuyến.
Nhân viên vắng mặt hôm phát quà thì làm sao?
Giữ lại quà có ghi tên và báo cho họ thời gian nhận. Nếu họ nghỉ dài ngày hoặc ở xa, gửi về nhà kèm lời hỏi thăm. Đừng để quà nằm trong kho qua Tết.
Phát quà Tết trong tiệc tất niên có ổn không?
Được, nhưng dễ lạc hộp và lộn xộn. Nên phát trước tiệc hoặc đặt sẵn tại bàn theo danh sách. Người phụ trách phải đối chiếu số lượng ngay sau đó.
Nhân viên chê quà Tết thì xử lý thế nào?
Lắng nghe và ghi lại góp ý cho năm sau. Nếu là lỗi chất lượng như hỏng, hết hạn thì đổi ngay. Nếu là sở thích cá nhân, cân nhắc cho nhân viên chọn giữa vài gói vào năm sau.
