Quà Tết tri ân khách hàng nên chia theo nhóm quan hệ, giữ giá trị ở mức lễ nghi, gửi trước khi bên nhận nghỉ Tết và luôn kèm một tấm thiệp có lời viết riêng. Trước khi gửi cho khách là doanh nghiệp lớn hay cơ quan, hãy tìm hiểu họ có quy định nội bộ về nhận quà hay không.
Quà cho nhân viên là chuyện trong nhà; quà cho khách hàng thì đi ra ngoài, mang theo hình ảnh công ty. Một hộp quà đến muộn, đến nhầm người, hay đắt tới mức người nhận phải trả lại đều làm hỏng điều mình muốn nói. Cái khách nên nhớ là lời cảm ơn, và mọi thứ dưới đây, từ chia nhóm, chọn mức quà, chọn ngày gửi tới viết thiệp, đều để giữ đúng điều đó.
Chia nhóm khách hàng để tặng quà
Khách hàng lâu năm, quan hệ sâu. Thường là nhóm nhỏ nhất. Quà chăm chút hơn, thiệp viết tay của lãnh đạo, có thể trao tận nơi.
Khách hàng thường xuyên. Nhóm đông nhất. Một mẫu quà chung, thiệp in sẵn nhưng có thêm dòng viết tay của người phụ trách.
Khách hàng mới trong năm. Quà nhẹ hơn, mang ý chào đón. Đừng tặng ngang nhóm lâu năm vì người cũ biết sẽ chạnh lòng.
Đối tác cung ứng, nhà thầu. Họ cũng là quan hệ hai chiều; một món quà nhỏ kèm lời cảm ơn giúp mùa làm việc năm sau trơn tru hơn.
Người làm trong cơ quan nhà nước. Cán bộ, công chức có quy định về việc nhận quà. Chỉ nên gửi thiệp chúc Tết hoặc món mang tính lễ nghi thật nhỏ, hoặc không gửi.
Khách là doanh nghiệp có chính sách nội bộ chặt. Nhiều công ty, nhất là doanh nghiệp nước ngoài, giới hạn giá trị quà nhân viên được nhận hoặc yêu cầu khai báo. Gửi quá mức là đẩy người nhận vào thế khó.
Khách hàng cá nhân thân thiết. Quà hướng về gia đình họ: đồ ăn Tết, trà, bánh dùng chung được cả nhà.
Khách đã ngừng giao dịch trong năm. Không bắt buộc, nhưng một tấm thiệp chúc Tết đôi khi mở lại cánh cửa tốt hơn mọi cuộc gọi chào hàng.
Giá trị quà: trang trọng mà không thành biếu xén
Ranh giới giữa quà tri ân và quà có ý đồ nằm ở hai chỗ: giá trị và thời điểm. Một hộp quà Tết vừa phải, gửi tới cả nhóm khách cùng lúc, là lời cảm ơn. Một món đắt tiền gửi riêng cho người đang quyết một hợp đồng sắp ký, dù gói trong giấy đỏ, vẫn là chuyện khác hẳn.
Nguyên tắc minh bạch là cách tự bảo vệ: quà nên đi đích danh từ công ty, có thiệp ghi tên công ty, gửi tới địa chỉ cơ quan, và cùng một chuẩn cho mọi khách trong nhóm. Quà gửi kín về nhà riêng, không thiệp, không tên người gửi thì người nhận sẽ nghi ngại, và chính họ có thể gặp rắc rối.
Với khách là người làm ở cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp có quy định chặt, hãy coi tấm thiệp là món quà chính. Một tấm thiệp đẹp, lời chúc chân thành, kèm một món lễ nghi nhỏ như gói trà, hộp mứt là đủ thể hiện sự trân trọng mà không đặt ai vào thế khó.
Nếu phân vân về mức quà, cứ hỏi người phụ trách quan hệ với khách đó. Họ thường biết bên kia có quy định gì, đã từng trả lại quà ai chưa. Không biết thì chọn mức thấp hơn: chưa ai mất khách vì một hộp quà vừa phải, nhưng đã có người mất khách vì món quà khiến đối phương phải viết giải trình.
Chọn quà mang ý chúc cho khách hàng, đối tác
Khách hàng doanh nghiệp thường nhận nhiều quà Tết cùng lúc, nên quà dễ được nhớ là quà có ý riêng. Đồ ăn Tết ngon được dùng hết nhưng ít được nhớ; một vật nhỏ mang ý chúc bình an, tài lộc, đặt được trên bàn làm việc hay kệ nhà thì ở lại lâu hơn qua những ngày đầu năm.
Với nhóm khách quan trọng nhất, nhiều công ty chọn một món quà Tết mang ý phong thuỷ nhẹ nhàng: tượng nhỏ, đồ trang trí bàn, vật phẩm có lời chúc thăng tiến hay hanh thông. Nếu muốn tham khảo kiểu quà này, có thể xem các mẫu quà Tết phong thuỷ ở QuaTetPhongThuy.com rồi chọn món hợp với người nhận.
Dù chọn món gì, hãy nghĩ tới chỗ món đó sẽ nằm sau Tết. Đồ quá to, quá cầu kỳ thường bị cất vào kho. Món vừa tay, màu sắc trang nhã, không in logo to là món được đặt lên bàn.
Cũng nên tránh những món dễ hiểu lầm hoặc kiêng kỵ với người nhận: đồ có hình ảnh tôn giáo khi không biết tín ngưỡng của khách, rượu cho người không uống, đồ ăn mặn cho người ăn chay. Một câu hỏi nhẹ với trợ lý hay người phụ trách bên khách giúp tránh hầu hết các lỗi này.
Gửi quà Tết cho khách hàng đúng lúc, đúng người
Quà đến đúng tay người nhận là việc của cả một chuỗi nhỏ, không phải chỉ việc của bên giao hàng.
- Xác nhận lại người nhận và địa chỉ. Cuối năm nhiều người chuyển chỗ làm, đổi chức vụ. Địa chỉ công ty cũng có thể đã đổi tên phường, xã sau sắp xếp hành chính năm 2025.
- Hỏi lịch nghỉ Tết của bên nhận. Nhiều văn phòng đóng cửa sớm. Quà đến lúc văn phòng đã nghỉ sẽ nằm ở phòng bảo vệ qua Tết.
- Gửi trước khoảng hai tuần. Đủ sớm để không lẫn vào đợt quà dồn dập sát Tết, đủ gần Tết để vẫn mang không khí năm mới.
- Kèm thiệp ghi rõ người gửi. Tên công ty, tên người phụ trách, lời chúc. Quà không thiệp sẽ bị lẫn với hàng chục hộp khác.
- Báo trước cho người nhận. Một tin nhắn ngắn: "Công ty có gửi chút quà Tết, dự kiến tới vào hôm…". Người nhận biết để dặn lễ tân giữ hộ.
- Xác nhận đã nhận. Đơn vị giao chụp ảnh lúc giao, người phụ trách hỏi thăm lại. Quà mất mà không ai biết là chuyện có thật.
Với khách quan trọng nhất, người phụ trách hoặc lãnh đạo nên mang quà tới tận nơi. Mười phút ngồi uống chén trà đầu năm đáng hơn mọi hộp quà gửi qua xe.
Viết thiệp Tết cho khách hàng sao cho không sáo
Gọi đúng tên, đúng danh xưng. Thiệp in sẵn "Kính gửi Quý khách hàng" dễ bị lướt qua. Thêm tên người nhận bằng tay là khác hẳn.
Nhắc một việc cụ thể đã cùng làm. Một dự án, một lần hỗ trợ nhau lúc gấp. Một câu như vậy làm thiệp thành thư.
Lời chúc ngắn, không liệt kê. Chúc sức khoẻ, bình an, công việc thuận lợi là đủ; chuỗi chúc dài thường đọc như văn mẫu.
Tránh chào hàng trong thiệp. Không kèm tờ rơi, không nhắc chương trình khuyến mại. Thiệp Tết là lời cảm ơn, không phải thư quảng cáo.
Ký tay. Chữ ký in sẵn ai cũng nhận ra. Với nhóm khách lớn, người phụ trách ký thay lãnh đạo vẫn tốt hơn chữ ký in.
Viết đúng chính tả, đúng tên công ty khách. Sai tên công ty khách trên thiệp là lỗi rất khó gỡ.
Chọn giọng hợp quan hệ. Khách lâu năm có thể thân mật hơn một chút; khách mới thì giữ trang trọng.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tặng quà Tết cho khách hàng là cán bộ, công chức?
Cán bộ, công chức có quy định về việc nhận quà, nên chỉ nên gửi thiệp chúc Tết hoặc món lễ nghi rất nhỏ. Quà có giá trị dễ khiến người nhận khó xử. Khi không chắc, gửi thiệp là lựa chọn an toàn.
Quà Tết cho khách hàng nên gửi vào thời điểm nào?
Thường trước Tết khoảng hai tuần, trước khi văn phòng bên nhận nghỉ. Gửi quá sát Tết dễ gặp văn phòng đóng cửa hoặc xe giao quá tải. Nên hỏi lịch nghỉ của khách trước.
Khách hàng trả lại quà Tết thì xử lý thế nào?
Nhận lại lịch sự, không hỏi vặn và không gửi lại món khác. Đó thường là do quy định nội bộ của bên nhận. Năm sau nên điều chỉnh, chỉ gửi thiệp hoặc quà lễ nghi nhỏ.
Có nên in logo công ty lên quà tặng khách hàng?
Nên rất kín đáo hoặc chỉ đặt trên thiệp. Quà mang logo to dễ bị xem là đồ quảng cáo. Khách nhớ món quà vì nó dùng được và vì lời cảm ơn, không vì logo.
Thiệp Tết điện tử có thay được thiệp giấy không?
Với nhóm khách đông và quan hệ thông thường thì thiệp điện tử chấp nhận được. Với khách quan trọng, thiệp giấy ký tay vẫn tạo ấn tượng khác hẳn. Có thể kết hợp: thiệp giấy cho nhóm thân, thiệp điện tử cho phần còn lại.
Quà Tết cho khách hàng có cần giống nhau cho mọi người?
Nên giống nhau trong cùng một nhóm quan hệ để công bằng và minh bạch. Giữa các nhóm có thể khác nhau, nhưng tránh khác biệt quá lớn. Quan trọng là có tiêu chí chia nhóm rõ ràng.
