Với quà Tết phát tận tay nhân viên, cách ít rắc rối nhất là một gói quà giống nhau cho tất cả, từ giám đốc tới chị tạp vụ. Phần ghi nhận theo cấp bậc, thâm niên hay thành tích nên đi qua thưởng Tết, nơi con số nằm trong phong bì riêng, chứ không nằm trong cái hộp mà cả phòng cùng nhìn thấy.
Nghe thì đơn giản, nhưng năm nào phòng hành chính cũng bị kéo vào ba câu hỏi: ngân sách có bao nhiêu thì chia thế nào, ai được tính vào danh sách, và tiền nên đổ vào ruột hộp hay vỏ hộp. Câu nào cũng có chỗ hay bị hớ, và thường chỉ người từng lo quà cho vài trăm người mới vấp đủ cả.
Vì sao quà khác nhau theo cấp thường phản tác dụng?
Thưởng Tết là chuyện riêng, mỗi người một phong bì. Quà Tết thì khác: nó được phát cùng một buổi, mang về cùng một chuyến xe, chụp ảnh đăng cùng một nhóm chat. Chỉ cần hộp của trưởng phòng to hơn một cỡ, câu chuyện của cả buổi chiều đó sẽ không còn là lời cảm ơn của công ty nữa mà là "hộp bên kia có gì".
Người từng làm hành chính đều nhớ cảnh nhân viên mở hộp ngay tại chỗ rồi so với bàn bên cạnh. Một chai dầu ăn khác hãng, một hộp bánh khác cỡ cũng đủ thành chuyện. Chưa kể chia nhiều mẫu thì kho phải tách nhiều luồng, người phát phải dò danh sách kỹ hơn, và khả năng đưa nhầm hộp tăng lên đáng kể.
Có một trường hợp chia theo cấp vẫn hợp lý: khi quà của ban lãnh đạo không phát chung mà gửi riêng, kèm thư tay của chủ doanh nghiệp, và mọi người đều hiểu đó là quà của cá nhân người chủ chứ không phải của quỹ chung. Khi đó nên tách hẳn hai khoản trong kế hoạch để không ai lấy cớ "sao phòng mình ít hơn".
Nếu muốn ghi nhận thâm niên mà vẫn giữ hộp quà đồng đều, cách khéo là thêm một món nhỏ mang tính cá nhân: tấm thiệp ghi số năm gắn bó, ký tên người quản lý trực tiếp. Món đó rẻ nhưng không ai đem đi so, vì nó không quy ra tiền được.
Tính tổng ngân sách quà Tết theo từng bước
Đừng bắt đầu bằng câu "mỗi suất bao nhiêu" mà bắt đầu bằng tổng số tiền được duyệt, rồi trừ dần những khoản hay bị quên.
- Lấy tổng ngân sách được duyệt. Xin con số tổng bằng văn bản hoặc email của người có thẩm quyền, kèm ghi chú đã gồm thuế, vận chuyển hay chưa. Rất nhiều cuộc cãi nhau cuối năm bắt nguồn từ một con số được nói miệng trong cuộc họp.
- Trừ các khoản ngoài ruột hộp. Phí giao tới chi nhánh, phí in logo, thiệp, túi xách, công đóng gói, chi phí kho tạm nếu nhận hàng sớm. Những khoản này nhỏ từng món nhưng cộng lại có thể ăn một phần đáng kể.
- Giữ lại khoản dự phòng. Để riêng một phần cho hàng vỡ, hàng lỗi, người mới vào làm sau ngày chốt danh sách và những suất phát sinh vào phút chót. Khoản này không dùng tới thì cuối đợt trả lại quỹ, minh bạch hơn là mua dư rồi để hộp nằm trong kho.
- Chia phần còn lại cho số suất thật. Số suất thật là danh sách đã rà với phòng nhân sự, không phải số đầu người trên bảng lương tháng trước. Lấy phần tiền còn lại chia cho con số này mới ra mức chi mỗi suất.
- Tách mức chi mỗi suất thành vỏ và ruột. Yêu cầu nhà cung cấp báo giá tách riêng: bao bì, túi xách, thiệp là bao nhiêu, các món bên trong là bao nhiêu. Nhìn hai con số đặt cạnh nhau sẽ thấy ngay gói nào đang bán cái hộp nhiều hơn bán món quà.
Làm đủ năm bước này rồi mới đi xem mẫu. Đi xem mẫu trước, ai cũng bị kéo lên mức cao hơn ngân sách vì mẫu trưng bày luôn là mẫu đẹp nhất.
Danh sách người nhận: những ai hay bị bỏ sót?
Người mới vào làm sau ngày chốt. Tháng Chạp là mùa tuyển thời vụ, nhiều người vào làm chỉ vài tuần trước Tết. Họ đứng cùng hàng nhận quà, không có hộp là chuyện khó xử nhất của buổi phát.
Nhân viên nghỉ thai sản, nghỉ ốm dài ngày. Họ vẫn là người của công ty và thường rất nhớ chuyện được nhớ tới lúc này. Gửi quà về tận nhà, kèm lời hỏi thăm của trưởng phòng, là việc nhỏ mà người nhận nhớ lâu.
Nhân viên thời vụ, cộng tác viên thường xuyên. Cần quyết từ đầu là có tặng hay không và tặng cùng mẫu hay mẫu nhỏ hơn. Quyết muộn thì sẽ có người được, người không, tuỳ trưởng bộ phận nào nhớ ra.
Bảo vệ, tạp vụ, lái xe thuê từ công ty dịch vụ. Về hợp đồng họ không phải nhân viên, nhưng họ ở cùng toà nhà cả năm. Phần lớn công ty tặng họ cùng mẫu với mọi người; đây là khoản rất nhỏ trong tổng ngân sách nhưng nói lên văn hoá công ty rõ nhất.
Người ở chi nhánh, làm việc từ xa. Họ không có mặt ở buổi phát nên hay bị dồn xuống cuối danh sách giao. Đưa họ vào đợt giao đầu tiên, vì hàng đi tỉnh mùa Tết chậm hơn hàng nội thành.
Người đã báo nghỉ việc nhưng còn làm tới Tết. Công ty nên có quy định chung cho trường hợp này từ trước. Tặng hay không đều được, miễn là áp cho mọi người như nhau, đừng để trưởng bộ phận tự quyết theo cảm tình.
Thực tập sinh. Thường được tặng cùng mẫu, vì số lượng ít và đó là ấn tượng đầu tiên của họ về nơi làm việc. Bỏ sót thực tập sinh là kiểu chuyện được kể lại rất lâu trên các nhóm sinh viên.
Chính phòng hành chính. Nghe buồn cười nhưng có thật: người lo quà cho cả công ty quên tính suất của mình và đồng nghiệp trong phòng, tới lúc đếm lại mới thấy thiếu.
So sánh các cách chia quà Tết cho nhân viên
Không có cách nào đúng cho mọi công ty, nhưng mỗi cách có cái giá riêng mà nên biết trước khi trình lãnh đạo.
| Cách chia | Lợi | Chỗ dễ vướng |
|---|---|---|
| Một mẫu cho tất cả | Dễ đặt, dễ kiểm, không ai so bì; đàm phán giá tốt hơn vì số lượng dồn vào một mẫu | Người ở vị trí cao có thể thấy quà "nhẹ", nên bù qua thưởng hoặc thiệp riêng |
| Hai hoặc ba mẫu theo cấp | Phản ánh được thứ bậc, hợp công ty có truyền thống như vậy | Dễ phát nhầm, dễ so bì, kho phải tách nhiều luồng |
| Một mẫu chung cộng món nhỏ theo thâm niên | Giữ được sự đồng đều, vẫn ghi nhận người gắn bó lâu | Phải có danh sách thâm niên chính xác, in thiệp đúng tên |
| Cho nhân viên tự chọn trong vài gói | Người nhận hài lòng hơn, ít lãng phí món không dùng | Mất thêm thời gian gom phiếu chọn; người chọn muộn dễ hết mẫu mình muốn |
| Quy đổi ra tiền hoặc phiếu mua hàng | Gọn, người nhận dùng đúng nhu cầu | Mất tính nghi thức; cách ghi nhận khoản này trong sổ sách cần hỏi kế toán |
Với công ty dưới vài trăm người, mô hình một mẫu chung cộng món nhỏ theo thâm niên thường cân bằng nhất giữa công sức và hiệu quả.
Tiền vào ruột hộp hay vào vỏ hộp?
Hộp quà Tết doanh nghiệp có một quy luật khó chịu: ngân sách càng sít thì người bán càng gợi ý vỏ hộp sang. Hộp gỗ, hộp sơn mài, hộp hai tầng có nam châm trông rất được trong ảnh báo giá. Nhưng nhân viên mang về nhà thường mở ra, dùng món bên trong, còn cái hộp nằm trên nóc tủ hoặc ra bãi rác sau rằm tháng Giêng.
Nguyên tắc người viết vẫn dùng là: món bên trong phải là thứ cả nhà người nhận dùng được, không cần biết họ ở chức vụ gì. Một chai dầu ăn tốt, gói trà ngon, hộp bánh đúng vị, hũ hạt rang mới ra lò được dùng hết. Một bình rượu ngâm hay cái đồng hồ để bàn in logo thì thường không.
Vỏ hộp vẫn cần tươm tất, vì nhân viên xách quà qua nhiều con mắt trên đường về. Một hộp giấy cứng màu đỏ, túi xách chắc quai là đủ. Phần tiền tiết kiệm được từ chỗ bỏ hộp gỗ nên dồn vào chất lượng món bên trong, đặc biệt là hạn dùng còn dài và nguồn gốc rõ.
Một phép thử nhanh khi xem báo giá: tưởng tượng bỏ cái hộp đi, chỉ bày các món bên trong ra bàn. Nếu nhìn thấy ngay là "ít quá", gói đó đang bán hộp. Nếu vẫn thấy đầy đặn, gói đó đáng tiền.
Những sai lầm hay gặp khi lập ngân sách quà Tết
Chốt số lượng theo bảng lương tháng Mười. Từ đó tới Tết có người nghỉ, người vào, người chuyển chi nhánh. Rà lại danh sách với nhân sự ít nhất hai lần, lần cuối sát ngày đặt hàng chính thức.
Không tính phí giao đi tỉnh. Báo giá thường là giá giao nội thành. Giao tới chi nhánh ở tỉnh khác mùa Tết vừa đắt hơn vừa chậm hơn, phải hỏi riêng và ghi vào hợp đồng.
Mua dư "cho chắc" rồi tồn hàng có hạn dùng. Dư vài suất là đủ. Dư hàng chục hộp bánh, hộp hạt thì sau Tết không ai muốn nhận, để lâu thì hết hạn.
Dồn quà nhân viên và quà khách hàng vào một đơn. Hai loại quà có mục đích, mức chi và lịch giao khác nhau. Gộp chung thì khó quyết toán và dễ giao nhầm.
Đổi mẫu giữa chừng vì thấy mẫu khác rẻ hơn. Đổi mẫu lúc nhà cung cấp đã gom hàng thường kéo theo giao trễ. Muốn so giá thì so trước khi ký.
Quên người kiêng thực phẩm. Có nhân viên ăn chay trường, có người theo tôn giáo kiêng một số món. Hỏi trước và chuẩn bị vài suất thay thế, chỉ tốn chút công.
Đưa rượu vào quà chung mà không nghĩ tới người nhận. Nhân viên trẻ, người không uống, nhân viên dưới 18 tuổi làm thời vụ là những trường hợp có thật. Rượu tặng thì phải chắc người nhận đủ tuổi và có dùng; khó chắc thì thay bằng món khác.
Không lưu lại kế hoạch năm nay. Ghi lại danh sách, mẫu, giá, sự cố, lời phản hồi của nhân viên. Năm sau mở ra làm tiếp sẽ nhẹ đi một nửa.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tặng tiền thay quà Tết cho nhân viên không?
Nếu công ty đã có thưởng Tết đàng hoàng, quà là phần nghi thức và nên giữ dạng hiện vật. Nếu thưởng ít hoặc không có, nhiều nhân viên sẽ thích tiền hơn. Cách hạch toán khoản quy đổi ra tiền nên hỏi kế toán trước khi công bố.
Nhân viên thuê từ công ty dịch vụ có cần tặng quà Tết không?
Không bắt buộc, nhưng phần lớn doanh nghiệp vẫn tặng vì họ làm việc cùng toà nhà cả năm. Đây là khoản nhỏ mà lại được ghi nhớ lâu. Nên tặng cùng mẫu với nhân viên để tránh cảm giác phân biệt.
Khoản dự phòng quà Tết nên để bao nhiêu?
Không có tỷ lệ chuẩn; công ty biến động nhân sự nhiều thì để nhiều hơn. Thực tế thường giữ thêm vài suất cho mỗi điểm phát, cộng một ít tiền cho hàng hỏng. Cuối đợt dùng không hết thì trả lại quỹ và ghi rõ trong báo cáo.
Quà Tết cho nhân viên mới vào làm vài tuần có nên khác người cũ?
Không nên. Người mới đứng cùng hàng nhận quà, bị khác đi sẽ rất ngại. Muốn ghi nhận người cũ thì làm qua thiệp thâm niên hoặc thưởng, giữ hộp quà giống nhau.
Làm sao biết gói quà đang "bán hộp" nhiều hơn bán món bên trong?
Yêu cầu báo giá tách riêng vỏ hộp, túi, thiệp và từng món bên trong. Nếu phần vỏ chiếm tỷ trọng lớn so với ruột, hoặc bỏ hộp đi thấy món bên trong quá ít, nên đổi gói hoặc đổi vỏ đơn giản hơn.
Có nên hỏi ý kiến nhân viên trước khi chọn quà Tết?
Nên, nhất là ở công ty đông người trẻ. Một phiếu khảo sát ngắn với hai ba lựa chọn giúp tránh mua những món ít ai dùng. Chỉ cần chốt hạn trả lời rõ để không kéo dài sang mùa cao điểm.
